La función SUBTOTALES es una de las herramientas más versátiles de Excel para realizar cálculos sobre un rango de datos. A diferencia de funciones como SUMA o PROMEDIO, SUBTOTALES tiene la capacidad única de incluir o excluir las filas que han sido ocultadas manualmente o a través de un filtro, lo que la hace ideal para trabajar con tablas y listados dinámicos.

Permite ejecutar hasta 11 tipos de operaciones diferentes (como sumas, promedios, recuentos, máximos y mínimos) especificando un número de función como primer argumento.

Sintaxis

=SUBTOTALES(núm_función, ref1, [ref2], ...)

La función SUBTOTALES tiene los siguientes argumentos:

• núm_función: Un número que especifica qué función usar para calcular los subtotales. Este argumento es obligatorio. Existen dos conjuntos de números:
  • 1-11: Incluyen las filas ocultadas manualmente pero excluyen las filas filtradas.
  • 101-111: Excluyen todas las filas ocultas, ya sea manualmente o por un filtro.
• ref1: El primer rango de celdas sobre el cual se desea calcular el subtotal. Este argumento es obligatorio.
• [ref2], …: Rangos de celda adicionales (hasta 254) sobre los que se desea calcular. Este argumento es opcional.

Códigos de `núm_función`

Ejemplos

Para los siguientes ejemplos, usaremos una tabla de ventas de productos. Imagina que la fila 4 (Teclado) ha sido ocultada manualmente y, además, se ha aplicado un filtro para mostrar solo la categoría «Hardware».

Ejemplo 1: Sumar solo las celdas visibles

Para obtener el total de ventas ignorando cualquier fila oculta (manual o por filtro), usamos el código 109.

=SUBTOTALES(109, C2:C7)

Resultado esperado: 355. La fórmula suma 250 (Monitor) + 30 (Ratón) + 75 (Webcam). Ignora «Teclado» por estar oculta manualmente y «Licencia Antivirus» y «Sistema Operativo» por estar filtradas.

Ejemplo 2: Contar los productos visibles

Para contar cuántos productos hay visibles en la lista después de aplicar el filtro, usamos el código 103 (CONTARA).

=SUBTOTALES(103, A2:A7)

Resultado esperado: 3. Cuenta «Monitor», «Ratón» y «Webcam».

Ejemplo 3: Diferencia entre incluir y excluir filas ocultas manualmente

Si usáramos el código 9 (SUMA) en lugar de 109, el resultado incluiría la fila 4 que fue ocultada manualmente, aunque seguiría excluyendo las filas ocultas por el filtro.

=SUBTOTALES(9, C2:C7)

Resultado esperado: 405. La fórmula suma 250 + 30 + 50 (el teclado oculto manualmente) + 75. Aún excluye las filas de la categoría «Software» por el filtro.

Observaciones

Una de las características más importantes de la función SUBTOTALES es que ignora cualquier otra función SUBTOTALES anidada dentro del rango de referencia. Esto es extremadamente útil para evitar el doble conteo al calcular un total general en una tabla que ya contiene subtotales por categorías.

La función está diseñada principalmente para operar sobre columnas de datos (rangos verticales). Aunque puede funcionar con rangos horizontales, su comportamiento con filas ocultas se aplica al estado de ocultación de la fila completa, no de la columna.

Errores comunes

• #¡VALOR!: Ocurre si el argumento `núm_función` no es un número válido (por ejemplo, es texto, menor que 1, mayor que 11 pero menor que 101, o mayor que 111).

Disponibilidad por versión de Excel

La función SUBTOTALES está disponible en todas las versiones de Microsoft Excel, incluyendo Excel para Microsoft 365, Excel para la web, Excel para Mac, y versiones antiguas como Excel 2007 y posteriores.

Compatibilidad

Funciones Relacionadas

• AGREGAR: Considerada la sucesora de SUBTOTALES. Ofrece más funciones (19 en total) y un mayor control sobre qué ignorar (filas ocultas, valores de error, otras funciones SUBTOTALES y AGREGAR).
• SUMA, PROMEDIO, CONTAR: Son las funciones individuales que SUBTOTALES puede emular. A diferencia de SUBTOTALES, estas funciones siempre incluyen las celdas ocultas en sus cálculos.