La función SUBTOTALES en Excel es una herramienta extremadamente útil para realizar cálculos en un rango de celdas, con la particularidad de que puede incluir o excluir las filas que han sido ocultadas, ya sea manualmente o a través de un filtro. Esto la convierte en la opción ideal para analizar datos en listas dinámicas donde la visibilidad de las filas cambia constantemente.

A diferencia de funciones estándar como SUMA o PROMEDIO, que siempre procesan todos los valores del rango, SUBTOTALES puede adaptarse para calcular solo sobre los datos visibles.

Sintaxis

=SUBTOTALES(núm_función, ref1, [ref2], ...)

La función SUBTOTALES requiere los siguientes argumentos:

• núm_función: Un número que especifica qué operación matemática se debe realizar (SUMA, PROMEDIO, CONTAR, etc.). Este número también determina si se deben incluir o ignorar los valores en filas ocultas manualmente. Obligatorio.
• ref1: El primer rango de celdas sobre el cual se realizará el cálculo. Obligatorio.
• [ref2], …: Rangos de celdas adicionales que se incluirán en el cálculo. Se pueden especificar hasta 254 rangos. Opcional.

Códigos de `núm_función`

El comportamiento de la función depende del código numérico que se elija. Existen dos series de códigos:

• Códigos 1-11: Realizan el cálculo incluyendo las celdas en filas que han sido ocultadas manualmente (clic derecho > Ocultar).
• Códigos 101-111: Realizan el cálculo excluyendo las celdas en filas que han sido ocultadas manualmente.

Nota importante: Ambas series de códigos (1-11 y 101-111) siempre excluyen las filas ocultadas por un filtro de Excel.

Ejemplos

Consideremos la siguiente tabla de ventas de productos:

Ejemplo 1: Sumar todas las ventas visibles (ignorando filas filtradas)

Para obtener la suma total de las ventas que están visibles. Si filtramos la tabla por la categoría «Electrónica», solo las filas 2 y 3 serán visibles.

=SUBTOTALES(109, C2:C6)

Resultado (con filtro «Electrónica» aplicado): 1280. La fórmula suma 1200 + 80 e ignora el resto.

Resultado (sin filtros): 1490. La fórmula suma todas las celdas del rango.

Ejemplo 2: Contar los productos visibles

Para contar cuántos productos hay en la lista, excluyendo los que se oculten con un filtro. Si filtramos por «Ropa», solo veremos 2 productos.

=SUBTOTALES(103, A2:A6)

Resultado (con filtro «Ropa» aplicado): 2.

Ejemplo 3: Diferencia entre incluir y excluir filas ocultas manualmente

Ahora, sin usar filtros, ocultamos manualmente la fila 6 (Zapatos). Vamos a calcular el promedio de ventas.

=SUBTOTALES(1, C2:C6)

Resultado: 298. La fórmula calcula el promedio de todas las celdas (1200+80+50+70+90)/5, incluyendo la fila 6 que está oculta.

=SUBTOTALES(101, C2:C6)

Resultado: 350. La fórmula calcula el promedio solo de las celdas visibles (1200+80+50+70)/4, excluyendo la fila 6.

Observaciones

• La función SUBTOTALES está diseñada para trabajar con rangos de datos verticales. No se recomienda su uso en rangos horizontales.
• Una de sus características más potentes es que ignora cualquier otra función SUBTOTALES anidada dentro de su rango de referencia. Esto evita el doble conteo al crear totales generales en una tabla que ya contiene subtotales por categoría.
• Si ninguna fila está oculta, los códigos 1-11 y 101-111 devuelven el mismo resultado. La diferencia solo es apreciable cuando se ocultan filas manualmente.

Disponibilidad por versión de Excel

La función SUBTOTALES está disponible en todas las versiones de Microsoft Excel, desde Excel 2003 hasta la versión más reciente de Microsoft 365.

Compatibilidad

Funciones Relacionadas

• AGREGAR: Es considerada la sucesora de SUBTOTALES. Ofrece más funciones de cálculo (19 en total) y un control más detallado sobre qué elementos ignorar (filas ocultas, valores de error, etc.).
• SUMA, PROMEDIO, CONTAR: Son las funciones básicas que SUBTOTALES puede emular. Sin embargo, estas funciones no tienen la capacidad de ignorar filas ocultas o filtradas.