Calcula Fácilmente la Antigüedad Laboral de tus Empleados en Excel

Calcular la antigüedad de un empleado es una tarea fundamental en la gestión de Recursos Humanos. Este dato es crucial para determinar beneficios, periodos vacacionales, bonificaciones por antigüedad o planificar la carrera profesional. Excel nos ofrece una manera sencilla y eficaz de automatizar este cálculo mediante una combinación de funciones.

La fórmula =ENTERO(DIAS(fecha_fin, fecha_inicio)/365.25) es un método muy popular y fiable para obtener los años completos que un empleado ha trabajado en la empresa. A continuación, desglosaremos cómo funciona, sus componentes y cómo puedes aplicarla en tus hojas de cálculo.

Sintaxis

=ENTERO(DIAS(fecha_fin, fecha_inicio)/365.25)

Esta fórmula combina tres elementos para lograr el resultado. Su lógica es simple: calcula el número total de días entre dos fechas, lo convierte a años y, finalmente, se queda únicamente con la parte entera para representar los años completos transcurridos.

• DIAS(fecha_fin, fecha_inicio) La función DIAS es el corazón del cálculo. Devuelve el número total de días que existen entre la fecha_inicio (la fecha de alta del empleado) y la fecha_fin (la fecha hasta la que queremos calcular la antigüedad, que a menudo es la fecha actual).
• /365.25 El resultado de la función DIAS se divide por 365.25. Este número es una aproximación muy precisa del número de días en un año, ya que el «.25» tiene en cuenta los años bisiestos que ocurren cada cuatro años. Al hacer esta división, convertimos el número total de días en un número de años con decimales.
• ENTERO(…) Finalmente, la función ENTERO envuelve toda la operación. Su propósito es truncar el resultado, eliminando todos los decimales. De esta manera, nos quedamos solo con el número de años completos, que es exactamente lo que define la antigüedad laboral. Por ejemplo, si un empleado lleva 8.75 años, la función devolverá 8.

Ejemplos

Ejemplo 1 Calcular la antigüedad de un empleado que empezó a trabajar el 15 de mayo de 2015 y cuya relación laboral finalizó el 20 de diciembre de 2023.

=ENTERO(DIAS("20/12/2023", "15/05/2015")/365.25) -> Resultado esperado: 8

La fórmula calcula que han pasado 3141 días. Al dividirlo entre 365.25, el resultado es aproximadamente 8.6. La función ENTERO trunca los decimales, devolviendo 8 años completos.

Ejemplo 2 Uso práctico en una tabla de empleados para calcular la antigüedad hasta la fecha actual de forma dinámica.

Imaginemos que tenemos la siguiente tabla de empleados. Queremos crear una columna «Antigüedad (Años)» que se actualice automáticamente cada día.

Para conseguir esto, en la celda C2 escribiríamos la siguiente fórmula y la arrastraríamos hacia abajo. Usamos la función HOY para obtener siempre la fecha del día actual.

=ENTERO(DIAS(HOY(), B2)/365.25)

De esta forma, la antigüedad de cada empleado se recalculará automáticamente cada vez que abras el libro de Excel, manteniendo los datos siempre actualizados.

Aplicaciones Prácticas

• 1Cálculo de Bonificaciones: Determinar qué empleados son elegibles para recibir bonos por antigüedad (quinquenios, trienios, etc.).
• 2Gestión de Vacaciones: Calcular los días de vacaciones adicionales que corresponden a un empleado según los años que lleva en la empresa.
• 3Informes de RRHH: Generar informes sobre la permanencia del personal y la distribución de la antigüedad en la plantilla, datos clave para la toma de decisiones estratégicas.
• 4Planificación de Jubilaciones: Estimar la fecha de jubilación o identificar a los empleados más cercanos a ella.

Observaciones

Precisión de 365.25: Si bien dividir por 365.25 es un método ampliamente aceptado y suficientemente preciso para la mayoría de los casos de RRHH, es importante entender que es una aproximación. El número exacto de años bisiestos entre dos fechas puede variar. Para cálculos que requieran una precisión absoluta (como en el sector financiero), es recomendable usar funciones más específicas como las que se mencionan en las alternativas.

Formato de celda: Asegúrate de que las celdas que contienen las fechas de inicio y fin tengan un formato de fecha válido para Excel. Si introduces las fechas como texto, la fórmula podría devolver un error.

Errores comunes

• #¡VALOR! Este error ocurre si uno de los argumentos de fecha no es una fecha válida reconocida por Excel (por ejemplo, si es texto plano que no puede ser interpretado como fecha, como «Mayo de 2015»).
• #¿NOMBRE? Aparece si el nombre de alguna de las funciones está mal escrito. Revisa que hayas escrito ENTERO, DIAS y HOY correctamente.
• Resultado Negativo: Si la fecha_inicio es posterior a la fecha_fin, la función DIAS devolverá un número negativo, y el resultado final será una antigüedad negativa. Esto es un error lógico que indica que las fechas están en el orden incorrecto.

Alternativas

Aunque la fórmula presentada es excelente, Excel ofrece otras funciones que pueden lograr el mismo objetivo, a veces con mayor precisión o simplicidad.

• =SIFECHA(fecha_inicio, fecha_fin, "y")

  La función SIFECHA es la herramienta «clásica» y más directa para este cálculo. Aunque a veces no aparece en la ayuda de Excel ni en el autocompletado de fórmulas (por motivos de compatibilidad con software antiguo), es totalmente funcional. El argumento «y» le indica que devuelva el número de años completos transcurridos.

• =ENTERO(FRAC.AÑO(fecha_inicio, fecha_fin))

  La función FRAC.AÑO calcula la fracción de año entre dos fechas basándose en un año de 360 o 365 días, dependiendo de la base que se elija. Al combinarla con ENTERO, se obtiene un resultado muy similar y preciso para los años completos.