Gestión Avanzada de Inventario: Cálculo Dinámico del Punto de Reorden

En la gestión de inventarios, determinar el momento preciso para reabastecer el stock es crucial para evitar tanto el exceso de capital inmovilizado como las costosas roturas de stock. La fórmula que presentamos a continuación va más allá de un simple cálculo de punto de reorden; establece un sistema dinámico que tiene en cuenta la variabilidad de la demanda y el nivel de servicio deseado, ofreciendo una solución robusta y adaptable para la gestión avanzada de inventarios en Microsoft Excel.

Esta fórmula calcula el Punto de Reorden (ROP), que se compone de dos elementos principales: la demanda esperada durante el tiempo de entrega y un stock de seguridad. El stock de seguridad actúa como un colchón para protegerse contra fluctuaciones inesperadas en la demanda o retrasos en la entrega, y se calcula estadísticamente para cumplir con un objetivo de nivel de servicio específico (por ejemplo, ser capaz de satisfacer la demanda el 95% del tiempo).

Al comparar el nivel de stock actual con este punto de reorden dinámico, la fórmula proporciona una recomendación clara y automática: «Reordenar» o «Stock Suficiente».

Sintaxis

=SI(stock_actual <= (PROMEDIO(rango_demanda) * tiempo_entrega_dias) + (INV.NORM.ESTAND(nivel_servicio) * DESVEST.M(rango_demanda) * RAIZ(tiempo_entrega_dias)), "Reordenar", "Stock Suficiente")

La fórmula se descompone en las siguientes partes lógicas:

• SI(…): La función principal que evalúa una condición lógica. Compara el stock actual con el punto de reorden calculado.
• stock_actual: Es una celda o un valor que representa la cantidad de unidades disponibles actualmente en el inventario.
• PROMEDIO(rango_demanda) * tiempo_entrega_dias: Este fragmento calcula la demanda esperada durante el tiempo de entrega. Es la cantidad de producto que, en promedio, se espera vender mientras llega el nuevo pedido.
  • rango_demanda: Es el rango de celdas que contiene datos históricos de la demanda (ej. ventas diarias o semanales).
  • tiempo_entrega_dias: Es el tiempo, en días, que tarda el proveedor en entregar un pedido desde que se realiza.
• (INV.NORM.ESTAND(…) * DESVEST.M(…) * RAIZ(…)): Esta es la parte más avanzada, que calcula el stock de seguridad.
  • INV.NORM.ESTAND(nivel_servicio): Calcula el «valor Z» o el número de desviaciones estándar necesarias para alcanzar un cierto nivel de servicio. El nivel_servicio es un porcentaje (ej. 95% o 0,95) que indica la probabilidad deseada de no tener una rotura de stock.
  • DESVEST.M(rango_demanda): Calcula la desviación estándar de la demanda basándose en los datos históricos. Mide cuánto tiende a variar la demanda respecto a su promedio. Una desviación alta implica mayor incertidumbre.
  • RAIZ(tiempo_entrega_dias): Calcula la raíz cuadrada del tiempo de entrega. Se utiliza para ajustar la variabilidad de la demanda a lo largo del período de tiempo de entrega.
• «Reordenar» / «Stock Suficiente»: Son los dos posibles resultados de la función SI. Si el stock actual es menor o igual al punto de reorden calculado, devuelve «Reordenar»; de lo contrario, devuelve «Stock Suficiente».

Ejemplos

Imaginemos que gestionamos el inventario de un producto específico. Tenemos los siguientes datos de entrada y un historial de la demanda diaria de los últimos 15 días.

Ejemplo 1 Con un stock actual de 650 unidades, queremos determinar si es necesario realizar un nuevo pedido. El rango de demanda histórica se encuentra en A2:A16.

=SI(D2 <= (PROMEDIO(A2:A16) * D3) + (INV.NORM.ESTAND(D4) * DESVEST.M(A2:A16) * RAIZ(D3)), "Reordenar", "Stock Suficiente") -> Resultado esperado: "Reordenar"

Desglose del cálculo:
Supongamos que PROMEDIO(A2:A16) es 100 y DESVEST.M(A2:A16) es 15.

1. Demanda durante tiempo de entrega: 100 * 5 = 500 unidades.
2. Cálculo del Stock de Seguridad: INV.NORM.ESTAND(0.95) ≈ 1.645. El cálculo sería 1.645 * 15 * RAIZ(5) ≈ 55 unidades.
3. Punto de Reorden (ROP): 500 + 55 = 555 unidades.
4. Comparación: El stock actual (650) es mayor que el ROP (555), por lo que en este caso el resultado sería «Stock Suficiente». (Nota: El resultado del ejemplo se ajusta para mostrar el caso «Reordenar», asumiendo que el stock actual fuera, por ejemplo, 550). Si en la celda D2 tuviéramos 550, la condición 550 <= 555 sería verdadera, y el resultado sería «Reordenar».

Ejemplo 2 Utilizando los mismos datos, pero ahora el stock actual es de 800 unidades (valor en D2 = 800). La fórmula determinará que el stock es más que suficiente.

=SI(800 <= (PROMEDIO(A2:A16) * D3) + (INV.NORM.ESTAND(D4) * DESVEST.M(A2:A16) * RAIZ(D3)), "Reordenar", "Stock Suficiente") -> Resultado esperado: "Stock Suficiente"

Dado que el punto de reorden sigue siendo 555, y el stock actual (800) es claramente superior, la fórmula indica correctamente que no es necesario realizar un nuevo pedido.

Ejemplo 3: Usando rangos con nombre para mayor claridad

Para hacer la fórmula más legible y fácil de gestionar, podemos asignar nombres a las celdas y rangos. Por ejemplo: D2 se llama Stock_Actual, D3 se llama Lead_Time, D4 se llama Nivel_Servicio, y el rango A2:A16 se llama Historial_Demanda.

=SI(Stock_Actual <= (PROMEDIO(Historial_Demanda) * Lead_Time) + (INV.NORM.ESTAND(Nivel_Servicio) * DESVEST.M(Historial_Demanda) * RAIZ(Lead_Time)), "Reordenar", "Stock Suficiente")

El resultado es idéntico, pero la fórmula es mucho más intuitiva y menos propensa a errores al hacer referencia a celdas incorrectas.

Aplicaciones Prácticas

• 1Gestión de inventario en retail: Ideal para tiendas y supermercados que necesitan gestionar miles de productos (SKUs) con diferentes patrones de demanda y plazos de entrega de proveedores.
• 2Planificación de la producción: En la industria manufacturera, esta fórmula puede usarse para determinar cuándo pedir materias primas o componentes, asegurando que la producción no se detenga por falta de materiales.
• 3Logística y E-commerce: Para los centros de distribución, permite automatizar las alertas de reabastecimiento, optimizando el espacio de almacenamiento y garantizando la disponibilidad de productos para los clientes finales.
• 4Sector farmacéutico: En la gestión de medicamentos, donde una rotura de stock puede tener consecuencias graves, este cálculo permite mantener un nivel de seguridad adecuado basado en la demanda histórica y la criticidad del producto.

Observaciones

Calidad de los datos: La precisión de esta fórmula depende directamente de la calidad y relevancia de los datos históricos de demanda. Es crucial utilizar un conjunto de datos que represente fielmente el comportamiento normal del mercado, excluyendo anomalías o eventos únicos si no se espera que se repitan.

Elección del Nivel de Servicio: El nivel de servicio es una decisión estratégica. Un nivel del 99% requerirá un stock de seguridad mucho mayor (y más costoso) que un nivel del 90%. Debe equilibrarse el coste de mantener inventario adicional con el coste de una posible rotura de stock.

Demanda Estacionaria: Este modelo funciona mejor para productos con una demanda relativamente estable (estacionaria). Para productos con fuertes tendencias o estacionalidad, se requerirían modelos de pronóstico más avanzados para calcular la demanda promedio y la desviación.

Errores comunes

• #¡VALOR!: Ocurre si alguna de las celdas referenciadas en los cálculos numéricos (como rango_demanda o tiempo_entrega_dias) contiene texto en lugar de números.
• #¡NUM!: Puede ocurrir en la función INV.NORM.ESTAND si el nivel_servicio es menor o igual a 0, o mayor o igual a 1. También puede aparecer en RAIZ si el tiempo de entrega es un número negativo.
• #¡DIV/0!: Se produce si las funciones PROMEDIO o DESVEST.M se aplican a un rango vacío o que no contiene valores numéricos válidos para realizar el cálculo.

Alternativas

• =SI(stock_actual <= PROMEDIO(rango_demanda) * tiempo_entrega_dias, "Reordenar", "Stock Suficiente")

  Esta es una versión simplificada del punto de reorden que no incluye stock de seguridad. Es más fácil de calcular pero mucho más arriesgada, ya que no protege contra la variabilidad de la demanda. Solo es recomendable para productos con una demanda extremadamente estable y predecible y con proveedores muy fiables.