Control de suscripciones y pagos mensuales en Excel

En la gestión de proyectos, finanzas personales o administración de clientes, es fundamental tener un control claro y rápido del estado de los pagos. Excel ofrece herramientas muy potentes para automatizar esta supervisión. La fórmula que analizamos aquí es un excelente ejemplo de cómo combinar varias funciones para crear un sistema de semáforo simple pero efectivo que nos indique si todos los pagos de una lista de suscripciones han sido completados.

Utilizando una combinación de las funciones SI, CONTAR.SI y CONTAR, podemos construir una celda de estado que muestre un mensaje personalizado, como «Todos pagados» o «Pendiente de pago», basándose en la información de nuestra tabla de seguimiento. Esta técnica es fácilmente adaptable a cualquier escenario que requiera verificar si un conjunto de tareas o elementos ha sido completado en su totalidad.

Sintaxis

=SI(CONTAR.SI(rango_de_pagados,"Sí")=CONTAR(rango_de_suscripciones),"Todos pagados","Pendiente de pago")

Esta fórmula anida y compara el resultado de dos funciones de conteo dentro de una prueba lógica de la función SI. Vamos a desglosarla para entender cómo funciona cada parte:

• CONTAR.SI(rango_de_pagados,»Sí») Esta parte cuenta cuántas celdas dentro del `rango_de_pagados` contienen exactamente el texto «Sí». Es el contador de nuestras suscripciones pagadas. La función no distingue entre mayúsculas y minúsculas.
• CONTAR(rango_de_suscripciones) Esta función cuenta el número total de suscripciones. Importante: CONTAR solo cuenta celdas que contienen números. Si tu lista de suscripciones es texto (ej. «Netflix», «Spotify»), esta función devolverá 0. Para esos casos, es más robusto usar CONTARA, que cuenta todas las celdas no vacías (ver sección de Observaciones).
• … = … Es el operador de comparación. Compara el resultado de las dos funciones anteriores. Si el número de «Sí» es igual al número total de suscripciones, la condición es VERDADERA.
• SI(condición, «Todos pagados», «Pendiente de pago») La función SI evalúa la `condición`. Si es VERDADERA (los conteos son iguales), devuelve el texto «Todos pagados». Si es FALSA, devuelve «Pendiente de pago».

Ejemplos

Ejemplo 1: Estado de pago completo

Imaginemos que tenemos una lista de suscripciones en la columna A y su estado de pago en la columna B. Queremos que la celda D1 nos muestre el estado general. En este caso, todas las suscripciones han sido pagadas.

=SI(CONTAR.SI(B2:B5,"Sí")=CONTARA(A2:A5),"Todos pagados","Pendiente de pago") -> Resultado esperado: "Todos pagados"

Nota: Usamos CONTARA porque la columna A contiene texto. CONTAR.SI(B2:B5,»Sí») devuelve 4 y CONTARA(A2:A5) también devuelve 4. Como 4=4 es VERDADERO, la fórmula muestra «Todos pagados».

Ejemplo 2: Estado de pago pendiente

Usando la misma tabla, si una de las suscripciones no ha sido pagada, el resultado cambiará automáticamente.

=SI(CONTAR.SI(B2:B5,"Sí")=CONTARA(A2:A5),"Todos pagados","Pendiente de pago") -> Resultado esperado: "Pendiente de pago"

Aquí, CONTAR.SI devuelve 3, mientras que CONTARA sigue devolviendo 4. La condición 3=4 es FALSA, por lo que se muestra «Pendiente de pago».

Ejemplo 3: Mensaje dinámico con número de pagos pendientes

Podemos mejorar la fórmula para que nos dé información más detallada cuando hay pagos pendientes. En lugar de un mensaje estático, podemos calcular y mostrar cuántos pagos faltan.

=SI(CONTAR.SI(B2:B5,"Sí")=CONTARA(A2:A5),"Todos pagados","Faltan "&CONTARA(A2:A5)-CONTAR.SI(B2:B5,"Sí")&" pagos") -> Resultado esperado: "Faltan 1 pagos"

En este caso, si la condición es falsa, la fórmula calcula la diferencia entre el total de suscripciones (4) y las pagadas (3), y concatena ese resultado con texto para formar un mensaje dinámico y más informativo.

Aplicaciones Prácticas

• 1Gestión de proyectos: Verificar si todas las tareas de una fase han sido marcadas como «Completada».
• 2Control de inventario: Comprobar si todos los productos de un pedido han sido recibidos y marcados como «Recibido».
• 3Seguimiento de confirmaciones: En la organización de un evento, saber si todos los invitados de una lista han confirmado su asistencia («Confirmado»).
• 4Procesos de RRHH: Asegurarse de que todos los empleados han completado un curso de formación obligatorio («Finalizado»).

Observaciones

La elección entre CONTAR y CONTARA es el punto más crítico para el correcto funcionamiento de esta fórmula.

• CONTAR: Úsala solo si tu lista de suscripciones o elementos a contar es una columna de identificadores numéricos (ID de cliente, número de factura, etc.). Si la usas en un rango con texto, devolverá 0.
• CONTARA: Es la opción más segura y recomendada para la mayoría de los casos, ya que cuenta cualquier celda que no esté vacía, sin importar si contiene texto, números o fechas. Garantiza que estás comparando el número de pagos con el número total real de elementos en tu lista.
• Criterio flexible: El criterio en CONTAR.SI no tiene por qué ser «Sí». Puedes adaptarlo a cualquier texto que uses en tu sistema: «Pagado», «OK», «Completado», «Entregado», etc.

Errores comunes

• #¿NOMBRE? Este error aparece si has escrito mal el nombre de alguna de las funciones (p.ej., `CONTAR.I` en lugar de `CONTAR.SI`). Revisa la ortografía de las funciones.
• Resultado incorrecto El error más común no es un código de error de Excel, sino un resultado lógicamente incorrecto. Si la fórmula siempre devuelve «Pendiente de pago» aunque todo esté pagado, es muy probable que estés usando CONTAR en un rango de texto. Cámbialo por CONTARA para solucionarlo.

Alternativas

Existen otras formas de lograr un resultado similar, algunas más complejas pero también más potentes:

• =SI(SUMAPRODUCTO(--(B2:B5="Sí"))=CONTARA(A2:A5),"Todos pagados","Pendiente")

  Usar SUMAPRODUCTO es una alternativa robusta a CONTAR.SI. El doble guion (`–`) convierte los valores VERDADERO/FALSO de la comparación `(B2:B5=»Sí»)` en `1` y `0`, que SUMAPRODUCTO luego suma. Es especialmente útil en condiciones más complejas.

• =SI(Y(EXACTO(B2:B5,"Sí")),"Todos pagados","Pendiente")

  Esta es una fórmula de matriz (debe introducirse con Ctrl+Shift+Enter en versiones antiguas de Excel). Es mucho más estricta, ya que la función `EXACTO` distingue entre mayúsculas y minúsculas. Solo devolvería «Todos pagados» si todas las celdas contienen «Sí» exactamente, y no «sí» o «SÍ».