Control de Entregas Retrasadas: Mantén tu Logística al Día

En el dinámico mundo de la logística y la gestión de proyectos, mantener un control preciso sobre los plazos es crucial. Un retraso no detectado puede generar un efecto dominó, afectando a toda la cadena de suministro o al cronograma de un proyecto. Microsoft Excel nos ofrece herramientas potentes para crear sistemas de alerta temprana y dashboards informativos. La fórmula que analizaremos hoy es un excelente ejemplo: una combinación de funciones que nos permite crear un contador dinámico y automático de entregas o tareas retrasadas.

Esta solución no solo te dirá cuántos elementos están fuera de plazo, sino que lo hará de forma inteligente, actualizándose cada día sin necesidad de intervención manual. Es ideal para colocar en la parte superior de tu hoja de cálculo y tener una visión instantánea del estado de tus operaciones.

Sintaxis

=SI.ERROR(CONTAR.SI(rango_fechas, "<"&HOY()), 0) & " retrasados"

Esta fórmula puede parecer compleja a primera vista, pero en realidad es la suma de varias funciones sencillas que trabajan en equipo. Vamos a desglosarla para entender el papel de cada componente:

• HOY() La función HOY es el motor dinámico de nuestra fórmula. Devuelve la fecha actual y se actualiza automáticamente cada vez que se abre o recalcula el libro de trabajo.
• «<«&HOY() Aquí es donde creamos el criterio de comparación. El operador & (ampersand) se usa para concatenar o unir texto. En este caso, unimos el símbolo «menor que» (<) con la fecha actual que nos da HOY(). El resultado es un criterio de texto como "<25/10/2023", que Excel puede entender para filtrar fechas.
• CONTAR.SI(rango_fechas, …) El núcleo de la operación. La función CONTAR.SI cuenta el número de celdas dentro de un rango_fechas que cumplen con el criterio que hemos definido en el paso anterior (es decir, que contienen una fecha anterior a la de hoy).
• SI.ERROR(…, 0) Esta es nuestra red de seguridad. La función SI.ERROR envuelve nuestra operación de conteo. Si por alguna razón CONTAR.SI devolviera un error (por ejemplo, si el rango no es válido), en lugar de mostrar un error como #¡VALOR!, la fórmula mostrará un 0. Esto le da un acabado más profesional a nuestra hoja de cálculo.
• … & » retrasados» Finalmente, usamos el operador & de nuevo para añadir un texto descriptivo al resultado numérico. Si el conteo es 3, el resultado final será la cadena de texto "3 retrasados".

Ejemplos

Para ilustrar el uso de esta fórmula, imaginemos que gestionamos las entregas de una pequeña tienda online. Tenemos una tabla donde registramos los pedidos y su fecha de entrega prevista.

(Suponiendo que la fecha de hoy es 25 de octubre de 2023)

Ejemplo 1: Conteo básico de entregas retrasadas Queremos mostrar en una celda un resumen del número total de pedidos cuya fecha de entrega ya ha pasado.

=SI.ERROR(CONTAR.SI(B2:B6, "<"&HOY()), 0) & " retrasados"

Resultado esperado: "2 retrasados"

La fórmula analiza el rango B2:B6. Como hoy es 25/10/2023, las fechas 22/10/2023 y 24/10/2023 son anteriores. Por lo tanto, cuenta 2 celdas y concatena el texto para mostrar el resultado final.

Ejemplo 2: Mostrar un mensaje personalizado si no hay retrasos A veces, en lugar de «0 retrasados», preferimos un mensaje más claro como «Todo al día». Podemos anidar nuestra fórmula dentro de una función SI para lograrlo.

=SI(CONTAR.SI(B2:B6, "<"&HOY()) = 0, "Todo al día", CONTAR.SI(B2:B6, "<"&HOY()) & " pedidos con retraso")

Resultado esperado: "2 pedidos con retraso"

Si ninguna fecha fuera anterior a la de hoy, el resultado sería "Todo al día". Esta variante mejora la legibilidad de nuestros informes.

Aplicaciones Prácticas

• 1Logística y Envíos: Crear un dashboard principal para supervisar en tiempo real cuántos paquetes no han llegado en su fecha prevista.
• 2Gestión de Proyectos: En un cronograma de tareas (Diagrama de Gantt), utilizar esta fórmula para contar cuántas tareas han superado su fecha de finalización sin haber sido marcadas como completadas.
• 3Control de Facturación: Adaptar la fórmula para contar el número de facturas cuyo plazo de pago ha vencido (CONTAR.SI(rango_vencimiento, "<"&HOY())).
• 4Gestión de Inventario: Identificar y contar productos perecederos que ya han superado su fecha de caducidad.

Observaciones

Algunos puntos importantes a tener en cuenta al utilizar esta fórmula:

• Función Volátil: La función HOY es «volátil», lo que significa que se recalcula cada vez que se produce un cambio en la hoja de cálculo. En libros muy grandes y complejos, un uso excesivo de funciones volátiles puede afectar al rendimiento. Sin embargo, para este tipo de contadores de resumen, su impacto es insignificante.
• Formato de Celda: Es fundamental que las celdas en el rango_fechas contengan valores de fecha reales de Excel, no texto que parezca una fecha. Si Excel no reconoce el valor como una fecha, CONTAR.SI no lo incluirá en el recuento.
• Robustez: El uso de SI.ERROR es una buena práctica que evita la aparición de errores en celdas de resumen, lo que podría confundir a los usuarios del informe.

Errores comunes

• Resultado incorrecto (0): Si estás seguro de que hay fechas retrasadas pero la fórmula devuelve 0, la causa más probable es que las fechas estén almacenadas como texto. Selecciona la columna, ve a la pestaña «Datos» y usa la herramienta «Texto en columnas» para convertirlas a formato de fecha.
• #¡NOMBRE? Este error aparece si el nombre de alguna de las funciones está mal escrito. Verifica que has escrito SI.ERROR, CONTAR.SI y HOY correctamente.

Alternativas

Aunque nuestra fórmula es muy eficiente, existen otras formas de lograr resultados similares, especialmente en versiones más modernas de Excel.

• =CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_fechas, "<"&HOY(), rango_estado, "<>Entregado")

  Usando CONTAR.SI.CONJUNTO podemos añadir más condiciones. Esta alternativa cuenta los pedidos cuya fecha de entrega es anterior a hoy Y cuyo estado es diferente a «Entregado», proporcionando un recuento más preciso de los retrasos reales.

• =CONTAR(FILTRAR(rango_fechas, rango_fechas<HOY()))

  Para usuarios de Microsoft 365 con acceso a matrices dinámicas, la función FILTRAR puede crear una lista de todas las fechas que cumplen la condición. Luego, simplemente usamos CONTAR para contar los elementos de esa lista. Es una alternativa más moderna y visualmente legible para operaciones complejas.