Calcula la Antigüedad Laboral de manera Sencilla

Calcular la antigüedad de un empleado es una tarea fundamental en la gestión de Recursos Humanos. Esta métrica no solo es útil para informes internos, sino que también suele ser la base para calcular beneficios, bonificaciones o periodos vacacionales. Microsoft Excel nos ofrece una manera muy potente y precisa de realizar este cálculo combinando un par de funciones, resultando en un formato legible y claro como «X años, Y meses».

La fórmula que exploraremos se basa en la función SIFECHA, una herramienta versátil pero poco conocida (ya que no aparece en el listado de funciones de Excel), junto con la función HOY para asegurar que el cálculo esté siempre actualizado.

Sintaxis

=SIFECHA(fecha_ingreso, HOY(), "y") & " años, " & SIFECHA(fecha_ingreso, HOY(), "ym") & " meses"

Esta fórmula puede parecer compleja a primera vista, pero en realidad es la combinación de varias partes sencillas. Vamos a desglosarla para entender cómo funciona cada componente:

• SIFECHA(fecha_ingreso, HOY(), «y») Es la primera parte clave. La función SIFECHA calcula la diferencia entre dos fechas. Aquí, calcula el número de años completos («y») transcurridos entre la fecha_ingreso del empleado y la fecha actual, que obtenemos con HOY().
• & » años, « El símbolo & es el operador de concatenación de Excel. Lo usamos para unir el número de años que calculamos con el texto » años, «. Este texto literal nos ayuda a dar formato a la salida para que sea fácil de leer.
• SIFECHA(fecha_ingreso, HOY(), «ym») Esta es la segunda parte clave. De nuevo usamos SIFECHA, pero esta vez con el argumento «ym». Este argumento le indica a la función que calcule el número de meses completos transcurridos, pero ignorando los años. Es decir, nos da los meses restantes después de haber contado los años completos.
• & » meses» Finalmente, concatenamos el número de meses restantes con el texto » meses» para completar nuestra cadena de texto descriptiva.

Ejemplos

Para ilustrar el uso de esta fórmula, imaginemos que tenemos una tabla con los datos de nuestros empleados. La columna B contiene la fecha de ingreso de cada uno.

Ejemplo 1: Cálculo de Años y Meses Para calcular la antigüedad de Ana Torres, cuya fecha de ingreso está en la celda B2, usaríamos la siguiente fórmula en la celda C2.

=SIFECHA(B2, HOY(), "y") & " años, " & SIFECHA(B2, HOY(), "ym") & " meses"

Asumiendo que la fecha de hoy es 21 de Mayo de 2024, el resultado sería: 5 años, 11 meses.

Ejemplo 2: Añadiendo Días para Mayor Precisión Si necesitamos un nivel de detalle aún mayor, podemos extender la fórmula para que también incluya los días restantes.

=SIFECHA(B2, HOY(), "y") & " años, " & SIFECHA(B2, HOY(), "ym") & " meses y " & SIFECHA(B2, HOY(), "md") & " días"

Aplicando esta fórmula a la celda de Ana Torres (B2), el resultado sería: 5 años, 11 meses y 20 días. El argumento «md» calcula la diferencia en días, ignorando los meses y los años.

Ejemplo 3: Uso Condicional para Bonificaciones La fórmula de antigüedad es muy útil dentro de funciones lógicas como SI. Por ejemplo, para determinar si un empleado es elegible para una bonificación por antigüedad (por ejemplo, al cumplir 3 años en la empresa).

=SI(SIFECHA(B3, HOY(), "y") >= 3, "Elegible para bono", "No elegible")

Aplicado a Luis Navarro (B3), cuyo ingreso fue en Noviembre de 2021, la función SIFECHA devolvería 2 (años completos). Como 2 no es mayor o igual a 3, el resultado sería «No elegible».

Aplicaciones Prácticas

• 1Informes de RRHH: Generar de forma automática y masiva la antigüedad de toda la plantilla para análisis y reportes periódicos.
• 2Cálculo de Beneficios: Automatizar la asignación de días de vacaciones adicionales, seguros médicos mejorados o planes de pensiones que dependen de la antigüedad del empleado.
• 3Gestión de Aniversarios: Crear alertas o notificaciones automáticas para celebrar los aniversarios laborales de los empleados.
• 4Planes de Carrera: Identificar a los empleados con mayor trayectoria en la empresa para proponerles programas de desarrollo o promociones internas.

Observaciones

Es muy importante tener en cuenta que la función SIFECHA es una función «oculta» o no documentada en Microsoft Excel. Esto significa que no la encontrarás en la ayuda oficial ni en el asistente de inserción de funciones. Fue incluida por compatibilidad con otros programas de hojas de cálculo (como Lotus 1-2-3) y ha permanecido por su gran utilidad. Debes escribirla manualmente.

La función HOY() es una función volátil. Esto implica que se recalculará cada vez que abras el libro de trabajo o realices cualquier cambio en una celda, asegurando que el cálculo de la antigüedad esté siempre al día.

Errores comunes

• #¡NUM! Este error ocurre si la fecha_ingreso es posterior a la fecha de HOY(). La fecha de inicio siempre debe ser anterior a la fecha de fin.
• #¡VALOR! Aparece si alguno de los argumentos de fecha no es una fecha válida para Excel (por ejemplo, un texto que no se puede interpretar como fecha).
• #¿NOMBRE? Este error se producirá si escribes mal el nombre de la función, por ejemplo, SIFECA en lugar de SIFECHA.

Alternativas

Aunque la combinación con SIFECHA es la más precisa, existen otras formas de aproximar el cálculo, aunque con sus limitaciones.

• =ENTERO((HOY()-B2)/365.25)

  Esta fórmula calcula el número de años transcurridos como un número decimal y luego extrae la parte entera. El uso de 365.25 es un intento de promediar los años bisiestos. Es una aproximación rápida para obtener solo los años, pero es menos precisa que SIFECHA y no permite desglosar fácilmente en meses y días.