La función BDEXTRAER en Excel es una potente herramienta de búsqueda que pertenece a la categoría de funciones de base de datos. Su principal propósito es extraer un único valor de una columna específica dentro de un rango de datos (o base de datos) que cumple con un conjunto de condiciones o criterios definidos por el usuario.
Es especialmente útil cuando necesitas encontrar un dato concreto en una lista grande, como el salario de un empleado específico o el precio de un producto con un ID único. Su particularidad es que solo devuelve un resultado si encuentra exactamente una coincidencia; de lo contrario, genera un error, lo que la hace ideal para validaciones donde se espera un único registro.
Sintaxis
=BDEXTRAER(base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)La función BDEXTRAER utiliza los siguientes argumentos:
- base_de_datos: El rango de celdas que compone la lista o base de datos. La primera fila de este rango debe contener los encabezados o nombres de cada columna. Obligatorio.
- nombre_de_campo: Indica la columna de la cual se extraerá el valor. Puede ser el texto del encabezado de la columna (por ejemplo, «Ventas») o un número que represente la posición de la columna dentro de la base de datos (1 para la primera columna, 2 para la segunda, etc.). Obligatorio.
- criterios: El rango de celdas que contiene las condiciones que deben cumplirse. Este rango debe incluir al menos un encabezado de columna y una celda debajo del mismo con la condición a aplicar. El encabezado en el rango de criterios debe coincidir exactamente con un encabezado en la
base_de_datos. Obligatorio.
Ejemplos
Para los siguientes ejemplos, usaremos la siguiente tabla de datos de un vivero, ubicada en el rango A1:E7.
| A | B | C | D | E | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Árbol | Altura (m) | Edad (años) | Rendimiento (kg) | Beneficio (€) |
| 2 | Manzano | 3 | 12 | 180 | 250 |
| 3 | Peral | 4 | 15 | 200 | 280 |
| 4 | Manzano | 3.5 | 8 | 150 | 210 |
| 5 | Cerezo | 2.5 | 10 | 120 | 300 |
| 6 | Peral | 5 | 18 | 250 | 350 |
| 7 | Naranjo | 3 | 9 | 160 | 220 |
Ejemplo 1: Extracción con un único criterio de texto
Para extraer el beneficio de un árbol único como el «Cerezo», primero creamos un rango de criterios (por ejemplo, en G1:H2) y luego aplicamos la fórmula.
Rango de criterios (G1:G2):
| Árbol |
|---|
| Cerezo |
=BDEXTRAER(A1:E7, "Beneficio (€)", G1:G2)Resultado esperado: 300. La fórmula busca en la columna «Árbol» el valor «Cerezo», y al encontrar una única coincidencia, devuelve el valor correspondiente de la columna «Beneficio (€)».
Ejemplo 2: Extracción con criterios numéricos
Ahora queremos encontrar la edad del árbol que tiene una altura exacta de 5 metros.
Rango de criterios (G4:G5):
| Altura (m) |
|---|
| 5 |
=BDEXTRAER(A1:E7, "Edad (años)", G4:G5)Resultado esperado: 18. Solo hay un árbol (Peral) que mide exactamente 5 metros, por lo que la función devuelve su edad.
Ejemplo 3: Extracción con múltiples criterios y operadores lógicos
Supongamos que buscamos el rendimiento de un Manzano que tenga una altura superior a 3 metros.
Rango de criterios (G7:H8):
| Árbol | Altura (m) |
|---|---|
| Manzano | >3 |
=BDEXTRAER(A1:E7, "Rendimiento (kg)", G7:H8)Resultado esperado: 150. Hay dos manzanos, pero solo uno (el de la fila 4) cumple la condición de tener una altura mayor a 3 metros. La fórmula devuelve su rendimiento.
Observaciones
La principal característica y limitación de BDEXTRAER es que está diseñada para devolver un solo valor. Si los criterios definidos no encuentran ninguna coincidencia o, por el contrario, encuentran más de una, la función devolverá un error. Esto la convierte en una excelente herramienta para validaciones de datos donde se espera un registro único.
Se pueden usar caracteres comodín como el asterisco (*) o la interrogación (?) en los criterios de texto. Por ejemplo, «Man*» encontraría «Manzano».
Errores comunes
- #¡NUM!: Se produce cuando más de un registro en la base de datos cumple con los criterios especificados. La función no puede decidir cuál devolver y muestra este error.
- #¡VALOR!: Ocurre si ningún registro coincide con los criterios. También puede aparecer si el rango de criterios no es válido o está mal estructurado.
Disponibilidad por versión de Excel
La función BDEXTRAER es una función clásica de Excel y está disponible en todas las versiones, incluyendo: Excel 2003, Excel 2007, Excel 2010, Excel 2013, Excel 2016, Excel 2019, Excel 2021 y Microsoft 365.
Compatibilidad
| Software | Compatibilidad | Notas | Alternativa |
|---|---|---|---|
| Microsoft Excel | ✔️ | Funcionalidad completa. | |
| Google Sheets | ✔️ | La función se llama BDEXTRAER y es totalmente compatible. | |
| LibreOffice Calc | ✔️ | Totalmente compatible. | |
| OpenOffice Calc | ✔️ | Totalmente compatible. | |
| WPS Office Spreadsheets | ✔️ | Totalmente compatible. | |
| Apple Numbers | ❌ | Numbers no incluye la familia de funciones de bases de datos (BD). | BUSCARX o FILTRAR |
Funciones Relacionadas
- BDSUMA: Suma los valores de una columna que cumplen con ciertos criterios.
- BDPROMEDIO: Calcula el promedio de los valores de una columna que coinciden con los criterios.
- BDCONTAR: Cuenta las celdas que contienen números en una columna y que cumplen los criterios.
- BDCONTARA: Cuenta las celdas no vacías en una columna que cumplen los criterios.
- BUSCARX: Una función de búsqueda moderna y más flexible que puede reemplazar a BDEXTRAER en muchos casos, aunque no valida la unicidad del resultado de la misma manera.