Control de Proyectos: Cuántos Vencen Pronto con esta Fórmula Excel

En la gestión de proyectos, el tiempo es un recurso crítico. Saber qué tareas o proyectos se acercan a su fecha límite es fundamental para una planificación eficaz y para evitar retrasos. Microsoft Excel ofrece una solución potente y flexible para este desafío a través de una fórmula que combina la función CONTAR.SI.CONJUNTO con la función HOY, permitiéndote crear un contador dinámico que te alerte sobre los vencimientos próximos.

Esta entrada se centra en desglosar y explicar cómo utilizar la fórmula =CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_estado_proyecto, «Activo», rango_fecha_vencimiento, «>»&HOY(), rango_fecha_vencimiento, «<="&HOY()+30) para contar cuántos proyectos activos tienen una fecha de vencimiento en los próximos 30 días. Es una herramienta indispensable para gerentes de proyecto, líderes de equipo y cualquier profesional que necesite mantener un control proactivo sobre sus plazos.

Sintaxis

=CONTAR.SI.CONJUNTO(rango_estado_proyecto, "Activo", rango_fecha_vencimiento, ">"&HOY(), rango_fecha_vencimiento, "<="&HOY()+30)

Esta fórmula puede parecer compleja a primera vista, pero en realidad es una combinación lógica de varias condiciones. La función CONTAR.SI.CONJUNTO es la estrella, ya que nos permite contar filas que cumplen con múltiples criterios simultáneamente. Analicemos cada parte:

• CONTAR.SI.CONJUNTO: Es la función principal que cuenta el número de celdas que cumplen un conjunto de condiciones o criterios.
• rango_estado_proyecto, "Activo": Este es el primer par de argumentos. La fórmula busca en la columna que contiene el estado de los proyectos (rango_estado_proyecto) y cuenta solo aquellos que tienen el valor exacto de "Activo".
• rango_fecha_vencimiento, ">"&HOY(): El segundo par de condiciones. Comprueba la columna de fechas de vencimiento (rango_fecha_vencimiento) y filtra para incluir solo aquellas fechas que son posteriores al día de hoy. El operador & concatena el símbolo ">" (mayor que) con el resultado de la función HOY, que devuelve la fecha actual. Esto evita contar proyectos cuyo plazo ya ha expirado.
• rango_fecha_vencimiento, "<="&HOY()+30: El tercer y último par. Vuelve a revisar el mismo rango de fechas de vencimiento (rango_fecha_vencimiento), pero esta vez el criterio es que la fecha sea menor o igual a la fecha de hoy más 30 días. Esto establece el límite superior de nuestro rango de tiempo.

En resumen, la fórmula cuenta una fila solo si cumple las tres condiciones a la vez: el proyecto está "Activo", su fecha de vencimiento es "posterior a hoy" y su fecha de vencimiento es "dentro de los próximos 30 días".

Ejemplos

Para ilustrar el uso de esta fórmula, imaginemos que gestionamos nuestros proyectos en la siguiente tabla de Excel:

Ejemplo 1: Conteo estándar de proyectos que vencen en 30 días

Usando la tabla anterior como referencia, aplicamos la fórmula para contar los proyectos activos que vencen en los próximos 30 días (asumiendo que hoy es 1 de Octubre de 2023).

=CONTAR.SI.CONJUNTO(C2:C8; "Activo"; D2:D8; ">"&HOY(); D2:D8; "<="&HOY()+30)

Resultado esperado: 3

La fórmula contaría los proyectos P001, P003 y P007 porque todos están "Activos" y sus fechas de vencimiento están entre mañana y los próximos 30 días. No incluye P005 (vencimiento pasado), P006 (no está activo) ni P007 (vence en más de 30 días).

Ejemplo 2: Ajustar el período de tiempo a una semana

Podemos adaptar fácilmente la fórmula para que sea más específica. Si queremos saber cuántos proyectos activos vencen en los próximos 7 días, simplemente cambiamos el número 30 por 7.

=CONTAR.SI.CONJUNTO(C2:C8; "Activo"; D2:D8; ">"&HOY(); D2:D8; "<="&HOY()+7)

Resultado esperado: 1

En este caso, solo el proyecto P001 cumpliría los criterios, ya que es el único activo que vence en la próxima semana.

Aplicaciones Prácticas

• 1Paneles de Control (Dashboards): Esta fórmula es ideal para crear un cuadro de mando donde se muestren indicadores clave de rendimiento (KPIs), como "Tareas Urgentes" o "Proyectos en Riesgo".
• 2Gestión de Inventario: Se puede adaptar para contar productos en stock que están a punto de caducar en un período determinado (por ejemplo, en los próximos 15 días).
• 3Seguimiento de Contratos y Suscripciones: Útil para el departamento de administración, para saber cuántos contratos de clientes o suscripciones a servicios están por vencer y necesitan ser renovados.
• 4Recursos Humanos: Para controlar cuántos contratos de empleados temporales finalizan en el próximo mes o cuántos períodos de prueba están a punto de concluir.

Observaciones

Algunos puntos importantes a tener en cuenta al usar esta fórmula:

• Todos los rangos de criterios (en este caso, C2:C8 y D2:D8) deben tener exactamente el mismo número de filas y columnas, de lo contrario la fórmula devolverá un error.
• La función HOY es volátil. Esto significa que se recalcula cada vez que se abre el libro de trabajo o se realiza un cambio en cualquier celda. Tu contador siempre estará actualizado sin necesidad de intervención manual.
• Asegúrate de que las celdas en el rango de fechas contengan valores de fecha válidos de Excel, no texto. Si una celda contiene texto que parece una fecha, no será incluida en el cálculo.

Errores comunes

• #¡VALOR! Este error ocurre si los rangos de criterios no tienen la misma dimensión. Por ejemplo, si intentas usar C2:C8 y D2:D5.
• Resultado 0: Obtener un 0 no es un error de fórmula, sino que indica que ningún proyecto cumple simultáneamente todas las condiciones. Verifica cada criterio por separado para depurar el problema: ¿hay proyectos "Activos"?, ¿las fechas están en el formato correcto?, ¿los plazos coinciden con el rango de fechas especificado?

Alternativas

Aunque CONTAR.SI.CONJUNTO es la opción más directa, existen otras formas de lograr el mismo resultado, especialmente en versiones más modernas de Excel.

• Función SUMAPRODUCTO:

  =SUMAPRODUCTO((rango_estado="Activo")*(rango_fechas>HOY())*(rango_fechas<=HOY()+30))

  La función SUMAPRODUCTO es extremadamente versátil. En esta alternativa, cada condición crea una matriz de valores VERDADERO/FALSO (que se tratan como 1/0). Al multiplicarlas, solo las filas donde todas las condiciones son VERDADERO (1) darán como resultado un 1. Finalmente, SUMAPRODUCTO suma todos los resultados, obteniendo el conteo total.

• Funciones FILTRAR y CONTARA (Excel 365 y posteriores):

  =CONTARA(FILTRAR(rango_proyectos; (rango_estado="Activo")*(rango_fechas>HOY())*(rango_fechas<=HOY()+30)))

  Para usuarios de las últimas versiones de Excel, esta es una alternativa moderna y muy legible. La función FILTRAR genera una nueva tabla en memoria con solo los proyectos que cumplen todas las condiciones. Luego, la función CONTARA simplemente cuenta cuántos elementos hay en esa nueva tabla. Es una excelente opción si además de contar, quisieras visualizar la lista de proyectos filtrados.