Resumen Semanal de Actividades en Excel

En el análisis de datos y la creación de informes, una de las tareas más comunes es resumir la información por períodos de tiempo. Este artículo detalla cómo crear un resumen semanal dinámico de actividades en Excel. Utilizaremos una combinación de funciones modernas para obtener una lista única de tareas de la última semana y sumar las horas dedicadas a cada una. Este método es ideal para dashboards, informes de proyectos o seguimiento personal de la productividad, ya que se actualiza automáticamente cada día.

En lugar de una única fórmula compleja, la solución se basa en dos fórmulas que trabajan en conjunto, una para listar las actividades y otra para sumar sus horas. Este enfoque aprovecha el poder de las matrices dinámicas de las versiones más recientes de Excel.

Sintaxis

Para lograr el resumen semanal, emplearemos dos fórmulas en columnas adyacentes.

Fórmula 1: Para obtener la lista de actividades únicas de la última semana.

=UNICOS(FILTRAR(rango_actividades, rango_fechas>=HOY()-7))

Fórmula 2: Para sumar las horas de cada actividad listada.

=SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_horas, rango_fechas, ">="&HOY()-7, rango_actividades, E2#)

A continuación, se desglosan los componentes de estas fórmulas para entender su funcionamiento.

• rango_actividades Es el rango de celdas que contiene la lista de todas las actividades o tareas (ej. B2:B100).
• rango_fechas Es el rango de celdas que contiene las fechas correspondientes a cada actividad (ej. A2:A100).
• rango_horas Es el rango de celdas con el número de horas o el tiempo invertido en cada actividad (ej. C2:C100).
• HOY() Devuelve la fecha actual. La expresión HOY()-7 calcula la fecha de hace exactamente una semana, estableciendo el inicio de nuestro período de análisis.
• FILTRAR() Extrae un subconjunto de datos de un rango que cumple una o varias condiciones. En este caso, devuelve la lista de todas las actividades (incluyendo duplicados) cuyo registro en rango_fechas sea igual o posterior a la fecha de hace 7 días.
• UNICOS() Toma la lista de actividades filtrada por la función anterior y elimina todas las entradas duplicadas, dejando una lista limpia de cada actividad única realizada en la última semana.
• SUMAR.SI.CONJUNTO() Suma los valores de un rango (rango_horas) que cumplen con múltiples criterios en diferentes rangos.
• «>=»&HOY()-7 Es el primer criterio para SUMAR.SI.CONJUNTO. Sumará solo si la fecha en rango_fechas es mayor o igual a la de hace 7 días. El operador & es fundamental para concatenar el operador de comparación ">=" con la fecha calculada.
• E2# Este es el segundo criterio y hace referencia a la matriz de desbordamiento generada por la fórmula UNICOS (suponiendo que esta se encuentre en la celda E2). El símbolo # le indica a Excel que debe usar la lista completa de actividades únicas como criterio, calculando una suma para cada una de ellas y devolviendo los resultados en una matriz dinámica.

Ejemplos

Ejemplo 1 Supongamos que tenemos una tabla donde registramos el tiempo dedicado a diferentes proyectos. Queremos generar un resumen en la celda E1 que muestre las horas totales invertidas en cada proyecto durante los últimos 7 días.

En la celda E2, introducimos la primera fórmula para obtener la lista de actividades:

=UNICOS(FILTRAR(B2:B7, A2:A7>=HOY()-7))

Excel generará automáticamente una lista en las celdas E2, E3 y E4 con «Proyecto Beta», «Mantenimiento» y «Proyecto Alpha» (el orden puede variar). La celda E2 ahora contiene una matriz de desbordamiento.

A continuación, en la celda F2, introducimos la fórmula para sumar las horas, haciendo referencia a la lista generada en E2:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(C2:C7, A2:A7, ">="&HOY()-7, B2:B7, E2#)

El resultado será una tabla de resumen dinámica. Excel sumará las horas para cada actividad que cumpla los criterios y mostrará los resultados en las celdas F2, F3 y F4, alineados con su actividad correspondiente.

Resultado esperado:

Nota: El «Proyecto Alpha» del registro de hace 10 días no se incluye en el cálculo por estar fuera del rango de fechas.

Aplicaciones Prácticas

• 1Dashboards de Gestión: Crear paneles de control que muestren automáticamente la carga de trabajo semanal por proyecto o por miembro del equipo.
• 2Informes de Productividad: Generar informes semanales para reuniones de equipo, destacando las áreas donde se ha invertido más tiempo.
• 3Seguimiento Personal: Utilizarlo en una hoja de cálculo personal para monitorizar en qué se invierte el tiempo y ajustar hábitos o prioridades.
• 4Facturación a Clientes: Resumir rápidamente las horas trabajadas en proyectos de diferentes clientes durante la última semana para preparar facturas.

Observaciones

Es crucial que los rangos (rango_actividades, rango_fechas, rango_horas) tengan exactamente el mismo número de filas. Para evitar problemas y hacer la solución más robusta, se recomienda convertir el rango de datos en una Tabla de Excel (Insertar > Tabla). Al hacerlo, puedes usar referencias estructuradas (ej. Tabla1[Actividad]) que se expanden automáticamente a medida que añades nuevos datos, manteniendo las fórmulas siempre actualizadas.

Estas fórmulas dependen de las funciones de matrices dinámicas, disponibles en Excel para Microsoft 365 y Excel 2021 o versiones posteriores.

Errores comunes

• #¡DESBORDAMIENTO! (#SPILL!) Este error aparece si las celdas donde la fórmula necesita «desbordar» sus resultados no están vacías. Asegúrate de que haya suficientes celdas en blanco debajo y/o a la derecha de la celda donde introduces la fórmula.
• #CALC! Puede ocurrir si la función FILTRAR no encuentra ninguna actividad que coincida con el criterio de fecha (es decir, no hay registros en los últimos 7 días). Para manejar esto, puedes envolver la fórmula en la función SI.ERROR:
  =SI.ERROR(UNICOS(FILTRAR(B2:B7, A2:A7>=HOY()-7)), "No hay actividades recientes")
• #¡VALOR! (#VALUE!) Generalmente ocurre en SUMAR.SI.CONJUNTO si los rangos de criterios y el rango de suma no tienen las mismas dimensiones.

Alternativas

• Tablas Dinámicas (Pivot Tables)

  Una Tabla Dinámica es la alternativa más potente y, en muchos casos, más sencilla. Puedes arrastrar el campo de fechas al área de Filtros y configurar un filtro de fecha para «Últimos 7 días», luego colocar las actividades en Filas y las horas en Valores. La principal diferencia es que las Tablas Dinámicas requieren una actualización manual (o mediante VBA) para reflejar nuevos datos, mientras que la solución con fórmulas es 100% dinámica y se recalcula instantáneamente.

• Power Query

  Para conjuntos de datos muy grandes o cuando necesitas realizar transformaciones más complejas, Power Query es una excelente opción. Puedes filtrar las filas por fecha, agrupar por el campo de actividad y sumar las horas, todo ello a través de una interfaz gráfica intuitiva. El resultado se puede cargar de nuevo en Excel como una tabla que se actualiza con un solo clic.