Organiza tu inventario en un clic: Vistas Personalizadas en Excel

Gestionar un inventario en Excel es una de las tareas más comunes en el mundo empresarial, pero también puede convertirse en una de las más tediosas si no se utilizan las herramientas adecuadas. Seguramente te resulte familiar esta situación: tienes una «hoja maestra» con docenas de columnas (código, descripción, proveedor, precio de coste, precio de venta, stock actual, punto de pedido, ubicación, etc.).

El problema surge cuando tienes que presentar esa información a diferentes departamentos. Al departamento de compras solo le interesa el stock bajo y el proveedor; al equipo de ventas le interesan los precios al público y las descripciones; y a contabilidad le importan los costes totales. ¿El resultado? Acabas perdiendo un tiempo valioso ocultando columnas, aplicando filtros, ajustando el ancho de las celdas y preparando la hoja para imprimir, solo para tener que deshacer todo el trabajo cinco minutos después cuando necesitas ver la tabla completa de nuevo.

Hoy vamos a dejar de lado ese trabajo manual repetitivo. Existe una funcionalidad nativa, potente y a menudo olvidada en Excel llamada Vistas Personalizadas. En este artículo, aprenderás a configurar tu hoja de cálculo para cambiar entre diferentes «presentaciones» de tus datos en un solo clic, sin macros complejas (aunque te enseñaré un pequeño truco con ellas al final) y sin duplicar información.

¿Qué son las Vistas Personalizadas y por qué deberías usarlas?

Las Vistas Personalizadas (Custom Views en inglés) son una característica que permite guardar el estado actual de visualización de una hoja de cálculo. Piensa en ellas como una «foto» de la configuración de tu área de trabajo en un momento específico.

Cuando guardas una vista personalizada, Excel memoriza los siguientes parámetros:

• Columnas y filas ocultas: Qué datos están visibles y cuáles no.
• Configuración de filtros: Si tienes activo un Autofiltro para mostrar solo ciertos productos (por ejemplo, «Stock menor a 10»), la vista guardará ese criterio.
• Configuración de impresión: Márgenes, encabezados, pies de página y áreas de impresión definidas.
• Ancho de columnas y alto de filas: Ideal si necesitas ampliar información para una vista de lectura.
• Posición de la ventana y paneles inmovilizados: Si tienes la primera fila inmovilizada para ver los títulos.

Lo más importante es entender lo que no guardan: no guardan los datos en sí mismos. Si cambias el precio de un producto, ese precio se actualizará en todas las vistas. Esto es fundamental para mantener la integridad de tu inventario: un solo origen de datos, múltiples formas de verlo.

Advertencia importante: La limitación de las Tablas Oficiales

Antes de empezar, hay un matiz técnico crucial que muchos usuarios expertos pasan por alto al principio. Las Vistas Personalizadas no son compatibles con el formato de «Tabla» oficial de Excel (las que se crean con Ctrl + T o mediante Insertar > Tabla).

Si intentas usar esta función y ves que el botón está deshabilitado (en gris), es casi seguro que tienes una Tabla oficial en tu hoja. Para usar Vistas Personalizadas, debes trabajar con un rango normal de datos. Si ya tienes una tabla, deberás ir a la pestaña Diseño de tabla y seleccionar Convertir en rango.

Paso a paso: Configurando tu sistema de Inventario Inteligente

Imaginemos que gestionamos un inventario de componentes informáticos. Nuestra hoja tiene las siguientes columnas:

Vamos a crear tres vistas distintas para gestionar este inventario eficientemente.

Paso 1: Crear la «Vista Maestra» (Reset)

Antes de ocultar nada, siempre debemos guardar el estado original. Esto servirá como botón de «pánico» para volver a ver todo.

1. Asegúrate de que todas las columnas y filas están visibles y los filtros borrados.
2. Ve a la pestaña Vista en la cinta de opciones.
3. En el grupo Vistas de libro, haz clic en Vistas personalizadas.
4. Haz clic en el botón Agregar.
5. Nombra la vista como: 01. Vista Completa.
6. Asegúrate de que las casillas «Configuración de impresión» y «Filas y columnas ocultas y configuración de filtro» estén marcadas.
7. Haz clic en Aceptar.

Paso 2: Crear la «Vista de Compras» (Inventario bajo)

El responsable de compras no necesita ver el precio de venta al público (PVP) y necesita centrarse urgentemente en lo que se está agotando.

1. Activa los filtros (Ctrl + Shift + L).
2. Filtra la columna Stock para mostrar valores menores a 10 (o filtra por la columna «Estado» si tienes una fórmula que diga «Reponer»).
3. Haz clic derecho sobre la letra de la columna PVP y selecciona Ocultar.
4. Haz clic derecho sobre la columna Categoría y selecciona Ocultar (para simplificar la vista).
5. Ahora que la tabla muestra exactamente lo que quieres, vuelve a Vista > Vistas personalizadas > Agregar.
6. Nómbrala: 02. Informe Compras y guarda.

Paso 3: Crear la «Vista de Clientes» (Catálogo)

Si quieres enseñar el inventario a un cliente, no deben ver ni el Proveedor ni, bajo ningún concepto, el Coste.

1. Vuelve primero a tu 01. Vista Completa para empezar de cero (Vista > Vistas personalizadas > Seleccionar «01. Vista Completa» > Mostrar).
2. Oculta la columna Proveedor.
3. Oculta la columna Coste.
4. Oculta la columna ID (si es irrelevante para el cliente).
5. Aplica un filtro si solo quieres mostrar productos con Stock > 0 (para no vender lo que no tienes).
6. Guarda esta nueva configuración como: 03. Catálogo Cliente.

Cómo cambiar entre vistas rápidamente

Ahora viene la magia. Para navegar entre estas configuraciones:

1. Ve a la pestaña Vista.
2. Haz clic en Vistas personalizadas.
3. Verás tu lista de vistas creadas. Selecciona la que necesites (por ejemplo, 02. Informe Compras).
4. Pulsa Mostrar.

Inmediatamente, Excel ocultará las columnas, aplicará los filtros y ajustará la impresión tal como lo definiste, ahorrándote minutos de configuración manual cada vez.

Truco PRO: Automatizar con un fragmento de VBA

Aunque ir a la pestaña «Vista» es rápido, hacerlo con un botón en la propia hoja es mucho más profesional y «user-friendly» para usuarios que no conocen Excel a fondo. No necesitas ser un experto en programación, solo sigue estos pasos:

1. Pulsa Alt + F11 para abrir el editor de Visual Basic.

2. Ve a Insertar > Módulo.

3. Pega el siguiente código genérico:

Sub VerCompleta()
    ActiveWorkbook.CustomViews("01. Vista Completa").Show
End Sub

Sub VerCompras()
    ActiveWorkbook.CustomViews("02. Informe Compras").Show
End Sub

Sub VerClientes()
    ActiveWorkbook.CustomViews("03. Catálogo Cliente").Show
End Sub

4. Cierra el editor y vuelve a Excel.

5. Ve a Insertar > Formas y dibuja tres rectángulos o botones bonitos en la parte superior de tu hoja.

6. Escribe en ellos los nombres de las vistas.

7. Haz clic derecho en cada botón, selecciona Asignar macro y vincula cada botón con su macro correspondiente (ej: botón «Clientes» con la macro VerClientes).

Ahora tienes un panel de control interactivo. Al hacer clic en los botones, tu inventario se transforma instantáneamente. Recuerda guardar tu archivo como Libro de Excel habilitado para macros (.xlsm) para que estos botones funcionen la próxima vez que abras el archivo.

Consideraciones finales y mejores prácticas

Para sacar el máximo partido a esta funcionalidad en la gestión de inventarios, ten en cuenta los siguientes consejos:

• Nomenclatura: Usa números al principio de los nombres de las vistas (01, 02, 03) para que aparezcan ordenadas en la lista.
• Actualización de datos: Si añades nuevas columnas al inventario en el futuro, recuerda que las vistas antiguas no sabrán si deben ocultar o mostrar esa nueva columna. Es recomendable actualizar las vistas (eliminando la vieja y creando una nueva con el mismo nombre) si cambias la estructura de la hoja.
• Protección de hojas: Si proteges la hoja con contraseña, las Vistas Personalizadas dejarán de funcionar porque Excel no podrá ocultar/mostrar filas ni cambiar filtros. Deberás desproteger la hoja para cambiar de vista.

Las Vistas Personalizadas son una de esas herramientas que demuestran que no siempre hace falta fórmulas complejas o tablas dinámicas para ser productivo. A veces, la mejor solución es simplemente saber cómo pedirle a Excel que te muestre solo lo que necesitas ver, cuando lo necesitas ver.