Cómo crear plantillas reutilizables con formatos personalizados en Excel

En el vertiginoso mundo del análisis de datos y la gestión de proyectos, la eficiencia es clave. Microsoft Excel, la herramienta por excelencia para estas tareas, ofrece un sinfín de funcionalidades para optimizar nuestro trabajo. Sin embargo, a menudo nos encontramos recreando los mismos formatos y estructuras una y otra vez. ¿La solución? Las plantillas reutilizables con formatos personalizados. En este artículo, te guiaremos paso a paso para que aprendas a crear tus propias plantillas, centrándonos en la personalización de formatos de fecha y número. Prepárate para llevar tu productividad en Excel a un nuevo nivel.

¿Por qué invertir tiempo en crear plantillas personalizadas?

Antes de sumergirnos en el «cómo», entendamos el «porqué». Una plantilla de Excel (un archivo con extensión .xltx) es un molde a partir del cual puedes crear nuevos libros de trabajo. Al abrir una plantilla, Excel genera una copia nueva, dejando el archivo original intacto. Las ventajas son evidentes:

• Consistencia: Todos tus informes y análisis tendrán un aspecto uniforme y profesional, facilitando su lectura y comparación.
• Ahorro de tiempo: Elimina la tarea repetitiva de configurar encabezados, anchos de columna, fórmulas y, sobre todo, formatos de celda en cada nuevo proyecto.
• Reducción de errores: Al predefinir formatos y fórmulas, minimizas la posibilidad de errores manuales al introducir datos.
• Claridad: Un formato bien aplicado puede transformar una maraña de números en información clara y comprensible a simple vista.

El corazón de la plantilla: los formatos personalizados

Excel nos ofrece una lista de formatos predefinidos (Moneda, Fecha corta, Porcentaje…), pero su verdadero poder reside en la capacidad de crear los nuestros. Esto nos permite adaptar la visualización de los datos a nuestras necesidades específicas sin alterar el valor real almacenado en la celda, un concepto fundamental para que las fórmulas y los cálculos sigan funcionando correctamente.

Para acceder al menú de formato personalizado, selecciona la celda o rango de celdas que deseas formatear, haz clic derecho y elige «Formato de celdas…», o simplemente usa el atajo de teclado universal: Ctrl + 1. En la pestaña «Número», selecciona la categoría «Personalizada». Aquí es donde ocurre la magia.

Entendiendo la sintaxis del formato personalizado

El código de formato personalizado puede parecer críptico al principio, pero sigue una lógica sencilla. Puede tener hasta cuatro secciones, separadas por punto y coma (;), que definen cómo se mostrarán los números según su valor:

<POSITIVO>;<NEGATIVO>;<CERO>;<TEXTO>

No es necesario rellenar las cuatro secciones. Si solo especificas una, se aplicará a todos los números. Si usas dos, la primera será para positivos y ceros, y la segunda para negativos. Para entender cómo construir estos códigos, veamos los caracteres más comunes:

Ejemplos prácticos para potenciar tus plantillas

Veamos cómo aplicar esta sintaxis en casos reales que puedes incorporar a tus plantillas.

1. Unidades de medida que no interfieren en los cálculos

Imagina que tienes una lista de inventario y quieres que las cantidades se muestren con «Kg.» o «uds.» al final. Si escribes el texto manualmente, Excel interpretará la celda como texto y no podrás sumar los valores. La solución es un formato personalizado.

Para mostrar un número con dos decimales y la unidad «Kg.» al final, usaríamos:

#,##0.00" Kg."

De esta forma, si en la celda escribes 1500.5, verás 1,500.50 Kg., pero Excel seguirá reconociendo el valor numérico 1500.5 para tus fórmulas.

2. Formatos de fecha descriptivos

Las fechas por defecto como 15/04/2023 son funcionales, pero a veces necesitas algo más explícito para un informe. ¿Qué tal un formato que muestre el día de la semana y el mes con todas las letras?

Usa el siguiente código para lograrlo:

dddd, d "de" mmmm "de" yyyy

Una celda con la fecha 15/04/2023 se mostrará como sábado, 15 de abril de 2023. Observa cómo hemos añadido el texto «de» entre comillas para que se muestre literalmente.

3. Indicadores visuales con colores

El formato condicional es una herramienta potente, pero para reglas sencillas basadas en si un número es positivo, negativo o cero, el formato personalizado es más directo. Imagina un reporte de resultados donde quieres que los beneficios se vean en azul, las pérdidas en rojo y los valores nulos en gris.

Aplica este código usando la estructura POSITIVO;NEGATIVO;CERO:

[Azul]#,##0.00 €;[Rojo]-#,##0.00 €;[Gris]"--"

• Un valor de 5200 se verá como 5,200.00 €.
• Un valor de -1500 se verá como -1,500.00 €.
• Un valor de 0 se verá como —.

4. Formatear números de teléfono o códigos de identificación

Si trabajas con datos que tienen una estructura fija, como números de teléfono, puedes crear un formato que los presente de manera legible. Si introduces un número como 912345678, puedes formatearlo para que se vea como 912-345-678.

000-000-000

Paso a paso: Creando y guardando tu plantilla

Ahora que dominas los formatos personalizados, vamos a integrarlos en una plantilla. Usemos como ejemplo una plantilla para el seguimiento de facturas.

1. Diseña la estructura: Abre un libro nuevo de Excel. Crea los encabezados de columna que necesites: «Nº Factura», «Fecha de Emisión», «Cliente», «Concepto», «Base Imponible», «IVA (21%)», «Total Factura». Ajusta los anchos de columna a tu gusto.
2. Aplica los formatos personalizados:
   • Selecciona la columna «Fecha de Emisión» y aplica el formato personalizado dd/mm/yyyy o el formato largo que vimos antes.
   • Selecciona las columnas «Base Imponible», «IVA (21%)» y «Total Factura». Aplica un formato de moneda personalizado como el que vimos con colores: [Azul]#,##0.00 €;[Rojo]-#,##0.00 €;[Gris]0.00 €.
3. Añade fórmulas (opcional): En la columna de «IVA», puedes añadir la fórmula para calcularlo a partir de la base imponible (ej: =E2*0.21). En la columna «Total Factura», la suma (ej: =E2+F2). Deja estas fórmulas en la primera fila de datos para que sirvan de guía.
4. Guarda el archivo como plantilla: Este es el paso crucial.
   • Ve a Archivo > Guardar como.
   • En el menú desplegable «Tipo», en lugar de «Libro de Excel (*.xlsx)», selecciona «Plantilla de Excel (*.xltx)».
   • Excel cambiará automáticamente la carpeta de destino a la carpeta «Plantillas de Office personalizadas». Dale un nombre descriptivo a tu archivo, como «Plantilla de Facturas», y haz clic en «Guardar».

¿Cómo usar tu nueva plantilla?

La próxima vez que necesites registrar facturas, no abras un libro en blanco. En su lugar, ve a Archivo > Nuevo. Justo debajo de la barra de búsqueda, verás las pestañas «Office» y «Personal». Haz clic en «Personal» y allí encontrarás tu «Plantilla de Facturas». Al hacerle clic, Excel creará un libro completamente nuevo (con un nombre temporal como «Plantilla de Facturas1») que hereda toda la estructura y los formatos que definiste, listo para que empieces a introducir datos.

Conclusión: Un pequeño esfuerzo con grandes recompensas

Crear plantillas con formatos personalizados en Excel es una de esas inversiones de tiempo que se amortizan con creces. No solo te permitirá trabajar más rápido y con mayor precisión, sino que también elevará la calidad y profesionalidad de tus documentos. Te animamos a experimentar con tus propios códigos de formato. Piensa en las tareas repetitivas de tu día a día y crea plantillas para ellas. Tu yo del futuro te lo agradecerá.