Controla tus Finanzas con Excel: Integración Avanzada de n8n y la API de tu Banco

Gestionar las finanzas personales o de una pequeña empresa puede convertirse rápidamente en una tarea tediosa si dependemos de la entrada manual de datos. Exportar archivos CSV de la web del banco, limpiarlos, copiarlos y pegarlos en nuestra hoja maestra es un proceso propenso a errores y, seamos sinceros, aburrido. Sin embargo, Excel ha evolucionado, y gracias a herramientas de automatización de flujos de trabajo como n8n, podemos convertir nuestra hoja de cálculo en un dashboard financiero vivo que se actualiza solo.

En este artículo, vamos a elevar el nivel técnico. No usaremos simples importaciones de texto. Vamos a diseñar una arquitectura donde n8n actúa como intermediario inteligente entre la API de tu banco (o un agregador financiero) y tu libro de Excel en la nube (OneDrive/SharePoint). El objetivo es claro: despertarte por la mañana, abrir Excel y tener todos los gastos del día anterior ya cargados y listos para analizar.

¿Qué es n8n y por qué usarlo con Excel?

n8n es una herramienta de automatización de flujos de trabajo (similar a Zapier o Power Automate) pero con una ventaja crucial: es de código abierto y puedes alojarla en tu propio servidor o usar su versión en la nube. Su potencia radica en su capacidad para manejar estructuras de datos complejas (JSON) y realizar transformaciones lógicas antes de enviar los datos a su destino final.

Para los usuarios de Excel, n8n ofrece un nodo nativo de Microsoft Excel que interactúa con la API de Microsoft Graph. Esto significa que podemos leer, escribir y actualizar tablas de Excel en tiempo real sin necesidad de tener el archivo abierto en nuestro ordenador.

Paso 1: Preparación del Archivo Maestro en Excel

Antes de tocar una sola línea de configuración en n8n, necesitamos un «contenedor» robusto en Excel. La automatización moderna no funciona bien con rangos de celdas sueltos; necesitamos trabajar con Tablas Oficiales de Excel.

1. Abre un nuevo libro de Excel y guárdalo en tu cuenta de OneDrive o SharePoint (requisito indispensable para la automatización en la nube). Llámalo Finanzas_Automatizadas.xlsx.
2. En la primera hoja, crea los siguientes encabezados en la fila 1: ID_Transaccion, Fecha, Descripción, Importe, Moneda, Categoría.
3. Selecciona los encabezados y presiona Ctrl + T para crear una Tabla.
4. Es vital renombrar la tabla para que n8n la localice fácilmente. Ve a la pestaña Diseño de tabla y en el campo «Nombre de la tabla», escribe TablaMovimientos.

Tu estructura base debería verse así:

Paso 2: La Estrategia de la API Bancaria

Aquí es donde entra la parte técnica avanzada. Los bancos modernos operan bajo normativas como la PSD2 (en Europa), que obligan a disponer de APIs. Sin embargo, conectarse directamente a la API de un banco individual suele ser complejo por los certificados de seguridad.

La solución inteligente es utilizar un agregador bancario con API (como Nordigen o GoCardless, que suelen tener capas gratuitas para desarrolladores). Estos servicios te permiten conectar tu cuenta bancaria y te devuelven un JSON limpio con tus movimientos.

Cuando n8n haga la petición a la API, recibirá algo parecido a esto:

[
  {
    "transactionId": "12345-abcde",
    "bookingDate": "2023-10-27",
    "remittanceInformationUnstructured": "PAGO NETFLIX",
    "transactionAmount": {
      "amount": "-17.99",
      "currency": "EUR"
    }
  }
]

Paso 3: Configurando el Flujo en n8n

El flujo de trabajo (workflow) en n8n constará de tres nodos principales:

1. Trigger (Cron): Programaremos que se ejecute, por ejemplo, cada mañana a las 07:00 AM.
2. HTTP Request: Este nodo hará la llamada GET a la API de tu banco/agregador para traer los movimientos de «ayer».
3. Microsoft Excel Node: Este es el puente final.

Configuración del Nodo de Excel en n8n

Para que n8n escriba en tu archivo, deberás autenticarte con tu cuenta de Microsoft (OAuth2). Una vez conectado, configura el nodo con los siguientes parámetros:

• Resource: Workbook
• Operation: Add Row (Añadir fila)
• Workbook: Selecciona tu archivo Finanzas_Automatizadas.xlsx desde la lista.
• Worksheet: La hoja donde está tu tabla.
• Table: TablaMovimientos.

Lo mágico de n8n es el «Mapeo de Datos». Arrastrarás los valores del JSON que recibiste del banco a las columnas de tu tabla de Excel. Por ejemplo:

• Columna ID_Transaccion ← json.transactionId
• Columna Importe ← json.transactionAmount.amount
• Columna Descripción ← json.remittanceInformationUnstructured

Consejo PRO: Utiliza el campo ID_Transaccion para evitar duplicados. Antes de añadir la fila, puedes poner un nodo en n8n que «lea» las filas existentes en Excel y filtre las que ya tienen ese ID.

Paso 4: Categorización Automática Inteligente en Excel

Aunque n8n podría categorizar los gastos usando lógica JavaScript, Excel es increíblemente potente para esto y permite que el usuario no técnico ajuste las reglas fácilmente. Vamos a crear un sistema de categorización basado en palabras clave dentro de Excel.

Crea una nueva hoja llamada Configuracion y haz una tabla pequeña llamada TablaCategorias con dos columnas: Palabra Clave y Categoría.

Ahora, volvemos a nuestra TablaMovimientos. En la columna Categoría, en lugar de escribir manualmente, usaremos una fórmula matricial avanzada que busque la descripción del banco dentro de nuestra tabla de palabras clave.

Usaremos la función BUSCARX (XLOOKUP) combinada con comodines, o una fórmula matricial más robusta. Una opción excelente compatible con Excel 365 es:

=SI.ERROR(INDICE(TablaCategorias[Categoría];COINCIDIR(VERDADERO;ESNUMERO(HALLAR(TablaCategorias[Palabra Clave];[@Descripción]));0));"Otros")

Desglosemos esta fórmula:

• HALLAR(TablaCategorias[Palabra Clave];[@Descripción]): Intenta encontrar cada palabra clave de tu lista dentro de la descripción del movimiento bancario actual.
• ESNUMERO(...): Convierte los resultados en VERDADERO (si encontró la palabra) o FALSO.
• COINCIDIR(VERDADERO;...;0): Busca la posición de la primera coincidencia verdadera.
• INDICE(...): Devuelve la categoría correspondiente a esa posición.

Cada vez que n8n inyecte una nueva fila, esta fórmula se calculará automáticamente, asignando la categoría correcta. Si en el futuro aparece un gasto nuevo (ej: «Spotify»), solo tienes que ir a tu hoja Configuracion, añadir «SPOTIFY» y «Suscripciones» a la tabla, y Excel reclasificará todo al instante.

Visualización: El Dashboard Final

Con los datos llegando automáticamente y categorizándose solos, el paso final es la visualización. No uses celdas normales para los totales; usa Tablas Dinámicas.

1. Selecciona tu TablaMovimientos.
2. Ve a Insertar > Tabla Dinámica.
3. Coloca Categoría en «Filas» y Importe en «Valores».
4. Inserta una Segmentación de datos (Slicer) para el campo Fecha (o agrúpalo por meses).

Ahora tienes un sistema donde:

• Tu banco registra el gasto.
• La API expone los datos.
• n8n los recoge y los inyecta en Excel.
• Excel detecta las palabras clave y categoriza el gasto.
• Tu Tabla Dinámica te muestra en qué estás gastando el dinero.

Conclusión

Integrar Excel con herramientas externas como n8n mediante APIs transforma una hoja de cálculo estática en una aplicación financiera robusta. Aunque la curva de aprendizaje inicial de n8n y las APIs bancarias puede parecer empinada, el resultado es un control total sobre tus datos financieros, sin depender de apps de terceros que pueden cerrar o cobrarte suscripciones, y con la flexibilidad infinita que solo Excel puede ofrecer.