Seguimiento Efectivo de Tutorías Individuales

En el ámbito educativo y de la formación, realizar un seguimiento del progreso de los alumnos es fundamental. Esta fórmula anidada de Excel permite automatizar la asignación de un estado a cada tutoría o alumno, basándose en el cumplimiento de tareas y la fecha de la última interacción. Es una herramienta poderosa para que los tutores puedan identificar rápidamente qué alumnos han completado sus asignaciones, quiénes están en riesgo por inactividad y quiénes progresan adecuadamente.

La fórmula evalúa tres condiciones en orden jerárquico: primero, si alguna tarea se ha marcado como «completado»; si no es así, comprueba si la última actividad registrada tiene más de 15 días de antigüedad; y si ninguna de las condiciones anteriores se cumple, asume que el alumno está trabajando activamente.

Sintaxis

=SI(CONTAR.SI(rango,"completado")>0, "Progreso Aceptable", SI(HOY()-MAX(fechas)>15, "Revisar Tutoría", "En Proceso"))

Esta fórmula se compone de varias funciones anidadas que trabajan en conjunto. A continuación, se detalla cada componente clave:

• SI(CONTAR.SI(…)>0, …) La primera función SI actúa como el condicional principal. Su prueba lógica utiliza la función CONTAR.SI.
• CONTAR.SI(rango,»completado»)>0 Cuenta cuántas celdas dentro de un rango específico contienen exactamente el texto «completado». Si este número es mayor que cero (es decir, al menos una tarea está completada), la prueba lógica es VERDADERA.
• «Progreso Aceptable» Es el valor que devuelve la fórmula si la primera prueba lógica es VERDADERA.
• SI(HOY()-MAX(…)>15, …) Si la primera prueba es FALSA, se evalúa una segunda función SI anidada.
• HOY()-MAX(fechas)>15 Esta es la segunda prueba lógica. Calcula la diferencia entre la fecha actual (devuelta por la función HOY) y la fecha más reciente en el rango de fechas (obtenida con la función MAX). Si han pasado más de 15 días, la condición es VERDADERA.
• «Revisar Tutoría» Es el valor que se devuelve si la segunda prueba lógica es VERDADERA, indicando un posible riesgo por inactividad.
• «En Proceso» Si ambas pruebas lógicas son FALSAS, se devuelve este texto, indicando que el alumno está activo y trabajando.

Ejemplos

Para ilustrar el funcionamiento, imaginemos una hoja de seguimiento para varios alumnos. Cada alumno tiene una serie de tareas con su estado y fecha de actualización. Queremos obtener un estado general para cada uno en la columna E.

Ejemplo 1: Progreso Aceptable Para el alumno Juan Pérez, una de sus tareas (fila 3) tiene el estado «Completado». La fórmula detecta esto y automáticamente devuelve «Progreso Aceptable», sin necesidad de evaluar las fechas.

=SI(CONTAR.SI(C2:C3,"completado")>0, "Progreso Aceptable", SI(HOY()-MAX(D2:D3)>15, "Revisar Tutoría", "En Proceso"))
   -> Resultado esperado: Progreso Aceptable

Ejemplo 2: Revisar Tutoría Para la alumna Ana García, ninguna de sus tareas está «Completado». La fórmula pasa a la segunda condición. Su última actividad fue el 12/01/2023. Suponiendo que la fecha de hoy es 01/04/2023, han pasado más de 15 días, por lo que la fórmula devuelve «Revisar Tutoría».

=SI(CONTAR.SI(C4:C5,"completado")>0, "Progreso Aceptable", SI(HOY()-MAX(D4:D5)>15, "Revisar Tutoría", "En Proceso"))
   -> Resultado esperado: Revisar Tutoría

Ejemplo 3: En Proceso Luis Rodríguez tampoco tiene tareas «Completado». Sin embargo, su última actividad (fila 7) es muy reciente (menos de 15 días respecto a la fecha actual). Por lo tanto, ambas condiciones de la fórmula son falsas, y el resultado es «En Proceso».

=SI(CONTAR.SI(C6:C7,"completado")>0, "Progreso Aceptable", SI(HOY()-MAX(D6:D7)>15, "Revisar Tutoría", "En Proceso"))
   -> Resultado esperado: En Proceso

Aplicaciones Prácticas

• 1Gestión de Proyectos: Aplicar esta lógica para seguir el estado de diferentes fases de un proyecto, marcando automáticamente las áreas que requieren atención por inactividad.
• 2Seguimiento Comercial (CRM): Evaluar el estado de los clientes potenciales. Si se ha cerrado una venta («completado»), el estado es positivo. Si no, se puede alertar si un comercial no ha contactado al cliente en las últimas dos semanas.
• 3Soporte Técnico: Monitorizar tickets de soporte. Un ticket se puede marcar como «Revisar» si no ha tenido actualizaciones recientes, asegurando que ningún cliente quede sin respuesta por mucho tiempo.
• 4Control de Hábitos: A nivel personal, se puede usar para rastrear si se ha completado un hábito (ej. «Ejercicio») y alertar si ha pasado demasiado tiempo desde la última vez que se realizó.

Observaciones

Es crucial que los datos de entrada sean consistentes. Por ejemplo, el texto «completado» debe escribirse siempre de la misma manera (evitar «Completado», «completo», etc.). Para evitar errores, se recomienda usar validación de datos en la columna de estado.

La función HOY es una función «volátil», lo que significa que se recalcula cada vez que se realiza un cambio en la hoja de cálculo. Esto asegura que el estado de la tutoría esté siempre actualizado respecto a la fecha actual.

Para facilitar la gestión, es recomendable organizar los datos en una Tabla de Excel. Esto permite usar referencias estructuradas, haciendo la fórmula más legible y fácil de mantener, especialmente si se añaden o eliminan filas.

Errores comunes

• #¿NOMBRE? Ocurre si el nombre de alguna de las funciones está mal escrito (p. ej., «COMTAR.SI» en vez de «CONTAR.SI») o si se utilizan rangos con nombre que no existen en el libro.
• #¡VALOR! Puede aparecer si el rango de fechas contiene celdas con texto que no puede ser interpretado como una fecha. La función MAX ignora el texto, pero operaciones aritméticas directas podrían causar este error en contextos más complejos.
• #¡NUM! Este error podría surgir si la función MAX se aplica a un rango que no contiene ningún valor numérico o de fecha válido.

Alternativas

• =SI.CONJUNTO(
      CONTAR.SI(rango,"completado")>0, "Progreso Aceptable",
      HOY()-MAX(fechas)>15, "Revisar Tutoría",
      VERDADERO, "En Proceso"
  )

  La función SI.CONJUNTO (disponible en Excel 2019 y versiones posteriores) permite evaluar múltiples condiciones sin necesidad de anidar funciones SI. El resultado es una fórmula más limpia y fácil de leer, especialmente si se quisieran añadir más estados en el futuro.

• Formato Condicional: En lugar de devolver un texto, se podría mantener una columna de estado simple y aplicar formato condicional para colorear las celdas según las mismas reglas. Esto proporciona una señal visual inmediata sin necesidad de una columna adicional para la fórmula.