Cómo Encontrar el Producto Más Vendido en Excel: Top N Ventas

En el análisis de datos, una de las tareas más comunes es identificar los elementos con mejor rendimiento. Ya sea que gestiones un inventario, analices resultados de marketing o prepares un informe financiero, saber cómo encontrar los productos más vendidos, los empleados más productivos o las campañas más exitosas es fundamental. Excel ofrece una combinación de funciones potente y flexible para crear rankings dinámicos y extraer esta información de forma automática.

La fórmula que exploraremos aquí es una solución clásica y robusta, compatible con la mayoría de las versiones de Excel. Combina tres funciones clave: INDICE, COINCIDIR y K.ESIMO.MAYOR para localizar un valor de un ranking (el 1º, 2º, 3º, etc.) y devolver el nombre del producto asociado.

Sintaxis

=INDICE(rango_nombres_productos, COINCIDIR(K.ESIMO.MAYOR(rango_valores_ventas, posicion_ranking), rango_valores_ventas, 0))

Para entender cómo funciona esta fórmula, es mejor descomponerla en sus componentes. La magia ocurre de adentro hacia afuera:

• K.ESIMO.MAYOR(rango_valores_ventas, posicion_ranking): Esta es la primera operación que Excel resuelve. Su trabajo es encontrar el «k-ésimo» valor más alto dentro de un rango. Por ejemplo, si posicion_ranking es 1, devolverá el valor más alto de las ventas; si es 3, devolverá el tercer valor más alto.
• COINCIDIR(valor_buscado, rango_valores_ventas, 0): Una vez que tenemos el valor de la venta (gracias a K.ESIMO.MAYOR), esta función busca ese valor exacto dentro del rango_valores_ventas y nos devuelve su posición relativa (el número de fila). El 0 final es crucial, ya que especifica que queremos una coincidencia exacta.
• INDICE(rango_nombres_productos, numero_de_fila): Finalmente, esta función toma el rango_nombres_productos y, usando el número de fila que obtuvimos de COINCIDIR, extrae y devuelve el nombre del producto que se encuentra en esa posición.

En resumen, la fórmula encuentra el valor de la «N-ésima» venta más alta, luego localiza en qué fila está esa venta y, por último, nos devuelve el nombre del producto que corresponde a esa misma fila.

Ejemplos

Imaginemos que tenemos la siguiente tabla de ventas trimestrales para una tienda de electrónica.

Ejemplo 1: Encontrar el producto más vendido (Top 1)

Para obtener el nombre del producto con más ventas, usamos la fórmula especificando 1 en la función K.ESIMO.MAYOR.

=INDICE(A2:A7, COINCIDIR(K.ESIMO.MAYOR(B2:B7, 1), B2:B7, 0))

Resultado esperado: "Ratón Óptico G5". La fórmula primero determina que la venta más alta es 310, luego encuentra que está en la cuarta posición del rango B2:B7 y finalmente devuelve el valor de la cuarta posición del rango A2:A7.

Ejemplo 2: Crear una tabla de clasificación dinámica

Podemos llevar esto un paso más allá y crear una tabla que muestre el Top 3 de productos. Suponiendo que en la celda D2 escribimos «1», en D3 «2» y en D4 «3», podemos usar una referencia de celda para la posición del ranking. Esto nos permite arrastrar la fórmula y generar la lista completa.

En la celda E2, escribiríamos la siguiente fórmula (nótese el uso de referencias absolutas $ para los rangos, para que no cambien al arrastrar):

=INDICE($A$2:$A$7, COINCIDIR(K.ESIMO.MAYOR($B$2:$B$7, D2), $B$2:$B$7, 0))

Al arrastrar esta fórmula hacia abajo hasta E4, obtendríamos:

• Top 1 (E2): "Ratón Óptico G5" (corresponde a la venta de 310)
• Top 2 (E3): "Monitor Z-Pro" (corresponde a la venta de 275)
• Top 3 (E4): "Webcam HD-1080" (corresponde a la venta de 190)

Nota sobre empates: Observa que «Monitor Z-Pro» y «SSD Externo 1TB» tienen las mismas ventas (275). La fórmula devuelve «Monitor Z-Pro» porque es el primero que encuentra en el rango. Esta es una limitación importante a tener en cuenta (ver sección de Observaciones).

Aplicaciones Prácticas

• Informes de VentasCrear rankings dinámicos de los productos más y menos vendidos para ajustar estrategias de marketing y gestión de stock.
• Recursos HumanosIdentificar a los empleados con mejor rendimiento basándose en métricas como ventas, proyectos completados o puntuaciones de satisfacción del cliente.
• Análisis FinancieroDetectar las mayores partidas de gastos o las fuentes de ingresos más significativas en un período contable.
• Dashboards EjecutivosAlimentar gráficos y tablas resumen que muestren de un vistazo los principales indicadores de rendimiento (KPIs) de la empresa.

Observaciones

Gestión de empates: La principal limitación de esta fórmula es su incapacidad para gestionar empates. Si dos productos tienen exactamente el mismo número de ventas, COINCIDIR siempre devolverá la posición del primer producto que encuentre en el listado. Para resolver empates se requieren fórmulas más complejas, a menudo matriciales, que involucren funciones como CONTAR.SI o las nuevas funciones de matrices dinámicas de Microsoft 365.

Alineación de rangos: Es fundamental que rango_nombres_productos y rango_valores_ventas tengan exactamente el mismo tamaño y estén alineados. Si un rango tiene más filas que el otro, la fórmula puede devolver resultados incorrectos o un error.

Errores comunes

• #N/A: Este error suele aparecer si el valor devuelto por K.ESIMO.MAYOR no se puede encontrar en el rango_valores_ventas. Esto es poco común, pero podría ocurrir si los datos cambian mientras se calcula la fórmula. También puede ocurrir si el valor de posicion_ranking es un número mayor que la cantidad de elementos en el rango.
• #¡NUM!: Ocurre en la función K.ESIMO.MAYOR si el argumento posicion_ranking es menor que 1 o si el rango de ventas está vacío.
• #¡VALOR!: Puede ocurrir si alguno de los argumentos numéricos, como posicion_ranking, se introduce como texto no convertible a número.

Alternativas

En versiones modernas de Excel (Microsoft 365 y Excel 2021), las funciones de matrices dinámicas ofrecen soluciones más elegantes y potentes.

• =ORDENAR(A2:B7, 2, -1)

  Esta única fórmula, usando la función ORDENAR, puede devolver la tabla completa de productos y ventas, ordenada de mayor a menor según la segunda columna (2) y en orden descendente (-1). Es la alternativa más directa y sencilla.

• =TOMAR(ORDENAR(A2:B7, 2, -1), 3)

  Combinando ORDENAR con TOMAR, puedes extraer directamente el Top N. En este caso, la fórmula devuelve las 3 filas superiores de la tabla ya ordenada, mostrando tanto el producto como sus ventas.

• Tablas Dinámicas: Para un análisis interactivo, una Tabla Dinámica es a menudo la mejor herramienta. Simplemente arrastra los productos al área de «Filas» y las ventas al área de «Valores». Luego, puedes aplicar un filtro de «Los 10 mejores» (que es personalizable a cualquier número N) directamente desde las opciones de la tabla dinámica, sin necesidad de escribir ninguna fórmula.