Extrae los Primeros Caracteres de un Texto Condicionalmente

En Microsoft Excel, a menudo nos enfrentamos a la necesidad de manipular cadenas de texto para limpiar datos, generar códigos o simplemente para presentar la información de una manera más concisa. Una tarea común es extraer una porción de un texto, pero solo si cumple con ciertos criterios. La fórmula =SI(LARGO(cadena_texto)>longitud_minima, IZQUIERDA(cadena_texto, num_caracteres), "") es una solución elegante y eficaz para este propósito, permitiendo extraer los primeros caracteres de una celda únicamente si su contenido supera una longitud determinada.

Esta combinación anida tres funciones fundamentales de Excel: SI para la lógica condicional, LARGO para evaluar la longitud del texto, e IZQUIERDA para realizar la extracción. A continuación, desglosaremos su estructura y exploraremos su potencial a través de ejemplos prácticos.

Sintaxis

=SI(LARGO(cadena_texto)>longitud_minima, IZQUIERDA(cadena_texto, num_caracteres), "")

Esta fórmula evalúa una condición (la longitud del texto) y actúa en consecuencia. Si la condición es verdadera, extrae un número específico de caracteres; si es falsa, devuelve una cadena vacía o el valor que definamos.

• SI(prueba_logica, valor_si_verdadero, valor_si_falso)
  Es la función principal que dirige el flujo. Evalúa la prueba_logica y, dependiendo del resultado, devuelve uno de los otros dos argumentos.
• LARGO(cadena_texto) > longitud_minima
  Esta es la prueba_logica. La función LARGO cuenta los caracteres en cadena_texto (la celda que queremos evaluar) y el operador > compara ese número con nuestra longitud_minima deseada.
• IZQUIERDA(cadena_texto, num_caracteres)
  Este es el valor_si_verdadero. Si el texto es más largo que la longitud mínima, la función IZQUIERDA extrae el num_caracteres especificado desde el inicio de la cadena_texto.
• «»
  Este es el valor_si_falso. Si el texto no cumple la condición de longitud, la fórmula devuelve una cadena de texto vacía. Este valor puede ser modificado para mostrar un mensaje personalizado, como «Dato inválido» o «N/A».

Ejemplos

Ejemplo 1: Generar códigos de producto A partir de una lista de descripciones de productos, queremos generar un código de 4 caracteres, pero solo para aquellas descripciones que tengan más de 10 caracteres para asegurar que no son códigos ya existentes o entradas incompletas.

La fórmula en la celda B2, que luego se arrastraría hacia abajo, sería:

=SI(LARGO(A2)>10, IZQUIERDA(A2, 4), "")

Resultado: «Moni» para la celda B2, ya que «Monitor Curvo 27 pulgadas» tiene 26 caracteres. La celda B3 queda vacía porque «Teclado» solo tiene 7 caracteres.

Ejemplo 2: Creación de iniciales para empleados Se necesita crear un identificador con las 3 primeras letras del nombre completo de un empleado. Sin embargo, este proceso solo debe aplicarse si el nombre completo tiene al menos 8 caracteres, para evitar procesar entradas vacías o abreviadas. Si no se cumple la condición, se mostrará el mensaje «Revisar».

La fórmula en la celda B2 sería:

=SI(LARGO(A2)>=8, IZQUIERDA(A2, 3), "Revisar")

Resultado: Para «Alejandro Gómez» se extrae «Ale». Para «Luis», que no cumple la longitud mínima, la fórmula devuelve el texto «Revisar», alertando al usuario para que verifique ese dato.

Aplicaciones Prácticas

• 1Limpieza de Datos: Estandarizar identificadores o SKU (Stock Keeping Unit) extrayendo un prefijo consistente, pero ignorando celdas con datos erróneos o incompletos.
• 2Generación de Informes: Crear etiquetas o categorías abreviadas para gráficos y tablas dinámicas a partir de descripciones largas, mejorando la legibilidad del informe final.
• 3Automatización de Tareas: Asignar automáticamente prefijos a números de factura, expedientes o proyectos basándose en la longitud del nombre del cliente o del proyecto.
• 4Validación de Datos: Utilizar la parte «falsa» de la función SI para marcar campos que no tienen la longitud mínima esperada, facilitando la identificación y corrección de errores.

Observaciones

La flexibilidad de esta fórmula es uno de sus puntos fuertes. Los valores numéricos para longitud_minima y num_caracteres no tienen que ser fijos. Pueden ser referencias a otras celdas, lo que permite crear plantillas dinámicas donde el usuario puede definir estos parámetros en celdas separadas y la fórmula se adaptará automáticamente.

Errores comunes

• #¿NOMBRE?
  Este error aparece si el nombre de alguna de las funciones está mal escrito (por ejemplo, =SI(LAGO(A1)...) en lugar de LARGO). Revise la ortografía de las funciones.
• #¡VALOR!
  Ocurre si el argumento num_caracteres de la función IZQUIERDA es un número negativo. En el contexto de esta fórmula es poco probable, pero podría suceder si se hace referencia a una celda con un valor negativo. También puede aparecer si la celda de origen (cadena_texto) ya contiene un error.

Disponibilidad por versión de Excel

Las funciones utilizadas en esta fórmula (SI, LARGO, IZQUIERDA) son funciones de texto y lógicas fundamentales en Excel. Han estado presentes durante mucho tiempo y son compatibles con prácticamente todas las versiones de Excel.

Alternativas

Si bien esta combinación de fórmulas es la más extendida y compatible, los usuarios de versiones más recientes de Excel (Microsoft 365 o Excel 2021) pueden usar la función LET para mejorar la legibilidad y el rendimiento, especialmente si la celda de origen es el resultado de otra fórmula compleja.

• =LET(texto, A2, SI(LARGO(texto)>10, IZQUIERDA(texto, 4), ""))

  La función LET permite declarar variables. Aquí, asignamos el valor de A2 a la variable texto. Luego, usamos texto en el resto de la fórmula. Esto no cambia el resultado, pero si la referencia a A2 fuera una fórmula más larga, LET evitaría que Excel la calculara múltiples veces, optimizando el rendimiento de la hoja de cálculo.