Calcula Si una Entrega está a Tiempo o Retrasada con Excel

En la gestión logística, el seguimiento de proyectos o cualquier tarea que dependa de plazos, es fundamental poder determinar de forma rápida y automática si una fecha u hora límite se ha cumplido. Microsoft Excel ofrece una solución elegante y sencilla para esta necesidad a través de la combinación de operadores lógicos y la función SI. La fórmula =SI(hora_entrega_real<=hora_entrega_programada;»A Tiempo»;»Retrasada») es un ejemplo perfecto de cómo se puede automatizar esta verificación.

Esta fórmula realiza una comparación directa entre dos valores de tiempo: la hora en que algo fue efectivamente entregado y la hora en que debería haberse entregado. Basándose en el resultado de esta comparación, devuelve un texto descriptivo que nos permite clasificar instantáneamente el estado de cada entrega. A continuación, desglosaremos cómo funciona, sus aplicaciones y cómo puedes adaptarla a escenarios más complejos.

Sintaxis

=SI(hora_entrega_real<=hora_entrega_programada; "A Tiempo"; "Retrasada")

Esta fórmula se basa en la estructura de la función SI. Su propósito es realizar una prueba lógica y devolver un valor si la prueba es verdadera, y otro valor si es falsa. Analicemos sus componentes en este contexto específico:

• hora_entrega_real<=hora_entrega_programada Es la prueba lógica. Compara si el valor de la celda que contiene la hora real de entrega es menor o igual (es decir, anterior o en el mismo instante) que el valor de la celda con la hora programada. Excel maneja las horas como fracciones de un día, lo que permite compararlas matemáticamente.
• «A Tiempo» Es el valor_si_verdadero. Si la prueba lógica es cierta (la entrega se realizó a tiempo o antes), la fórmula devolverá el texto «A Tiempo».
• «Retrasada» Es el valor_si_falso. Si la prueba lógica es falsa (la hora de entrega real es posterior a la programada), la fórmula devolverá el texto «Retrasada».

Ejemplos

Ejemplo 1: Verificación básica de estado de entrega

Imaginemos una tabla de seguimiento para una empresa de reparto. Queremos rellenar automáticamente la columna «Estado» basándonos en las horas de entrega.

Para obtener el resultado en la celda D2, usaríamos la siguiente fórmula y la arrastraríamos hacia abajo para las demás filas:

=SI(C2<=B2; "A Tiempo"; "Retrasada")

Ejemplo 2: Añadir un margen de cortesía

En muchas operaciones, un retraso de unos pocos minutos puede ser aceptable. Podemos modificar la fórmula para incluir un margen de cortesía, por ejemplo, de 10 minutos. Para ello, sumaremos 10 minutos a la hora programada usando la función TIEMPO.

=SI(C2 <= (B2 + TIEMPO(0; 10; 0)); "A Tiempo"; "Retrasada")

Con esta fórmula, la entrega del pedido P-003 del ejemplo anterior (12:25 vs 12:15) se consideraría «A Tiempo», ya que está dentro del margen de 10 minutos.

Ejemplo 3: Clasificación con múltiples estados (Adelantada, A Tiempo, Retrasada)

Podemos anidar funciones SI para obtener una clasificación más detallada. Si queremos diferenciar las entregas que llegaron antes de tiempo de las que llegaron justo a tiempo, podemos usar la siguiente estructura:

=SI(C2<B2; "Adelantada"; SI(C2<=B2; "A Tiempo"; "Retrasada"))

Esta fórmula comprueba primero si la entrega fue temprana (C2<B2). Si no lo fue, entonces comprueba si fue puntual (C2<=B2). Si ninguna de las dos es cierta, entonces está retrasada. Para el pedido P-001, el resultado sería «Adelantada», y para el P-002 sería «A Tiempo».

Ejemplo 4: Seguimiento con fecha y hora

Cuando las entregas pueden ocurrir en días diferentes, es crucial incluir la fecha en la comparación. La fórmula funciona exactamente igual, siempre que las celdas contengan un valor de fecha y hora completo.

=SI(B2<=A2; "A Tiempo"; "Retrasada")

Excel gestiona las fechas como la parte entera de un número y las horas como la parte decimal, por lo que la comparación directa sigue siendo válida y robusta.

Aplicaciones Prácticas

• Logística Monitorizar el rendimiento de transportistas y optimizar las rutas de reparto.
• Gestión de Proyectos Hacer un seguimiento del cumplimiento de hitos y plazos de entrega de tareas.
• Atención al Cliente Medir los tiempos de respuesta a tickets de soporte o consultas para asegurar el cumplimiento de los SLAs (Acuerdos de Nivel de Servicio).
• Producción Controlar que cada fase de un proceso de fabricación se completa en el tiempo estipulado.

Observaciones

Formato de celda: Es crucial que las celdas que contienen las horas estén formateadas como «Hora» o un formato personalizado de tiempo. Aunque Excel realice el cálculo correctamente basado en el valor numérico subyacente, un formato incorrecto (como «General» o «Texto») puede llevar a interpretaciones erróneas o errores.

Consistencia de datos: Para evitar resultados inesperados, asegúrese de que los datos son consistentes. Si algunas celdas incluyen fecha y hora, y otras solo la hora, las comparaciones serán incorrectas. Una celda con solo «10:00» tiene un valor numérico de ~0.416, mientras que una celda con «01/08/2023 10:00» tiene un valor de 45138.416.

Errores comunes

• #¡VALOR! Este error suele aparecer si uno de los valores de tiempo ha sido introducido como texto que Excel no puede reconocer como una hora válida (por ejemplo, «10h 00m» en lugar de «10:00»). Verifique que los datos en las celdas de origen sean valores de fecha/hora correctos.
• Resultados incorrectos Si la fórmula devuelve «Retrasada» cuando visiblemente está «A Tiempo» (o viceversa), el problema más común es la inconsistencia de datos mencionada anteriormente (mezclar celdas con solo hora con celdas de fecha y hora).

Alternativas

Para escenarios con múltiples condiciones, como en el Ejemplo 3, anidar funciones SI puede volverse complejo. Una alternativa más moderna y legible es la función SI.CONJUNTO.

• =SI.CONJUNTO(C2<B2; "Adelantada"; C2<=B2; "A Tiempo"; VERDADERO(); "Retrasada")

  Esta fórmula evalúa las condiciones en orden. La condición VERDADERO() al final actúa como un «si no», capturando todos los casos que no cumplieron las condiciones anteriores (es decir, las entregas retrasadas).