Control de Proyectos Personales: Evalúa Progreso y Plazos

En la gestión de proyectos, ya sean personales o profesionales, llevar un control riguroso de los plazos es fundamental para garantizar el éxito. Microsoft Excel ofrece un abanico de funciones que, combinadas de forma inteligente, nos permiten crear sistemas de seguimiento dinámicos y visuales. La fórmula que analizaremos a continuación es un ejemplo de cómo anidar funciones lógicas y de fecha para evaluar el estado de una tarea en función de su fecha de entrega.

Esta construcción específica se centra en comparar el día del mes de la fecha de entrega con el día del mes actual para determinar si una tarea está «En progreso», «A tiempo» o «Retrasada». Aunque es un enfoque interesante, como veremos más adelante, tiene limitaciones importantes que deben ser consideradas.

Sintaxis

=SI(DIA(A2) - DIA(HOY()) > 0, "En progreso", SI(DIA(A2) - DIA(HOY()) = 0, "A tiempo", "Retrasado"))

Para entender su funcionamiento, desglosemos la fórmula en sus componentes. Esta fórmula asume que la fecha de entrega se encuentra en la celda A2.

• DIA(A2) Utiliza la función DIA para extraer el número del día del mes (de 1 a 31) de la fecha de entrega ubicada en la celda A2.
• DIA(HOY()) De forma similar, obtiene el número del día del mes de la fecha actual usando la función HOY.
• DIA(A2) – DIA(HOY()) Calcula la diferencia numérica entre el día de entrega y el día actual. El resultado de esta resta es el que se evalúa.
• SI(…) > 0, «En progreso», … La primera función SI comprueba si la diferencia es mayor que cero. Si es así (el día de entrega es posterior al día actual dentro del mismo mes), la fórmula devuelve el texto «En progreso».
• SI(…) = 0, «A tiempo», «Retrasado») Si la primera condición no se cumple, se ejecuta este SI anidado. Comprueba si la diferencia es exactamente cero (el día de entrega es hoy). Si es cierto, devuelve «A tiempo». Si no, significa que la diferencia es negativa (el día de entrega ya pasó en el mes actual), y devuelve «Retrasado».

Nota: La fórmula original proporcionada, =SI(DIA(DATEVALUE("fecha entrega")) - ..., generaría un error #¡VALOR! porque «fecha entrega» no es un formato de fecha de texto válido. La función DATEVALUE necesita un texto como «31/12/2024». En un uso práctico, se utiliza una referencia de celda como A2.

Ejemplos

Imaginemos que estamos gestionando una lista de tareas para el mes de Mayo de 2024. Asumimos que la fecha de hoy es 15/05/2024.

Ejemplo 1: Tarea futura (mismo mes) Para la tarea «Elaborar informe inicial» en la celda A2, la fecha de entrega es 25/05/2024.

=SI(DIA(B2) - DIA(HOY()) > 0, "En progreso", SI(DIA(B2) - DIA(HOY()) = 0, "A tiempo", "Retrasado"))

El cálculo sería DIA("25/05/2024") que es 25, menos DIA("15/05/2024") que es 15. El resultado es 10, que es mayor que 0. Por lo tanto, el estado es «En progreso».

Ejemplo 2: Tarea para hoy La tarea «Reunión de equipo» tiene como fecha el 15/05/2024.

=SI(DIA(B3) - DIA(HOY()) > 0, "En progreso", SI(DIA(B3) - DIA(HOY()) = 0, "A tiempo", "Retrasado"))

El cálculo es 15 – 15 = 0. La primera condición ( > 0) es falsa, por lo que se evalúa la segunda. La condición ( = 0) es verdadera, devolviendo el estado «A tiempo».

Ejemplo 3: El peligro de ignorar el mes y el año Observe la tarea «Planificación siguiente fase» en la celda B5, con fecha de entrega el 05/06/2024. Aunque la fecha es futura, el resultado es inesperado.

=SI(DIA(B5) - DIA(HOY()) > 0, "En progreso", SI(DIA(B5) - DIA(HOY()) = 0, "A tiempo", "Retrasado"))

Excel calcula DIA("05/06/2024") que es 5, menos DIA("15/05/2024") que es 15. El resultado es -10. Ambas condiciones ( > 0 y = 0) son falsas, por lo que la fórmula devuelve incorrectamente «Retrasado», a pesar de que la fecha límite es el mes que viene. Este ejemplo ilustra la principal debilidad de esta fórmula.

Aplicaciones Prácticas

Debido a su limitación, esta fórmula solo es fiable en escenarios muy concretos:

• 1Seguimiento de tareas mensuales recurrentes: Ideal para listas de tareas que se reinician cada mes, como el pago de facturas (ej: «pagar antes del día 20 de cada mes») o la entrega de informes mensuales.
• 2Listas de verificación a corto plazo: Para proyectos o sprints muy cortos que se completan íntegramente dentro del mismo mes natural.
• 3Control de hábitos diarios: En un calendario mensual, para verificar si una actividad se realizó en un día pasado, presente o futuro del mes en curso.

Observaciones

Limitación principal: La fórmula ignora por completo el mes y el año de las fechas que compara. Su lógica se basa exclusivamente en el número del día (1-31). Esto la hace completamente inadecuada para la gestión de proyectos estándar, donde los plazos atraviesan diferentes meses y años.

Para un control de proyectos robusto y fiable, es imprescindible comparar las fechas completas, no solo una parte de ellas. Utilice esta fórmula con extrema precaución y solo si su caso de uso se ajusta a las limitaciones descritas.

Errores comunes

• #¡VALOR! Ocurre si la celda referenciada (ej. A2) no contiene una fecha válida o está vacía. También aparecería al usar `DATEVALUE` con un texto que no puede ser interpretado como fecha.
• #¿NOMBRE? Este error aparece si alguna de las funciones (`SI`, `DIA`, `HOY`) está mal escrita.

Alternativas

Para un control de proyectos fiable que considere la fecha completa, la siguiente alternativa es la solución recomendada y estándar en Excel.

• =SI(B2>HOY(), "En progreso", SI(B2=HOY(), "A tiempo", "Retrasado"))

  Explicación: Esta fórmula es más simple y correcta. Compara directamente la fecha completa en la celda B2 con la fecha completa devuelta por HOY(). Excel maneja las fechas como números de serie, por lo que una fecha futura siempre será un número mayor que una fecha pasada. Esta es la forma robusta y segura de evaluar plazos.