Categoriza tus Campañas de Marketing con Palabras Clave: Estrategia Avanzada en Excel

En el análisis de datos de marketing, una de las tareas más comunes y a la vez más tediosas es la categorización de campañas. A menudo, nos encontramos con un listado de campañas con descripciones variadas, y necesitamos agruparlas por canal (Redes Sociales, SEM, SEO, etc.) para poder analizar su rendimiento de forma agregada. Realizar esta tarea manualmente es propenso a errores y consume mucho tiempo. Afortunadamente, Excel nos ofrece herramientas para automatizar este proceso de manera inteligente.

La fórmula que exploraremos aquí es una solución robusta y anidada que permite buscar palabras clave específicas dentro de la descripción de una campaña y asignarle una categoría correspondiente. Utilizando una combinación estratégica de las funciones SI, ESNUMERO y BUSCAR, podemos crear un sistema de clasificación automática directamente en nuestra hoja de cálculo.

Sintaxis

=SI(ESNUMERO(BUSCAR("REDES SOCIALES";cadena_descripcion_campaña));"Redes Sociales";SI(ESNUMERO(BUSCAR("EMAIL MARKETING";cadena_descripcion_campaña));"Email Marketing";SI(ESNUMERO(BUSCAR("SEM";cadena_descripcion_campaña));"SEM";SI(ESNUMERO(BUSCAR("SEO";cadena_descripcion_campaña));"SEO";"Otras Campañas"))))

Esta fórmula puede parecer compleja a primera vista, pero en realidad es una secuencia lógica de comprobaciones. Vamos a desglosarla para entender cómo funciona cada parte y cómo se conectan entre sí.

• BUSCAR(«texto_buscado»; «dentro_del_texto») La función BUSCAR localiza una cadena de texto dentro de otra. Es importante destacar que no distingue entre mayúsculas y minúsculas. Si encuentra el texto, devuelve la posición inicial (un número). Si no lo encuentra, devuelve el error #¡VALOR!.
• ESNUMERO(valor) La función ESNUMERO comprueba si un valor es un número. En nuestra fórmula, evalúa el resultado de la función BUSCAR. Si BUSCAR encontró la palabra clave, devolvió un número, por lo que ESNUMERO devolverá VERDADERO. Si no la encontró, BUSCAR devolvió un error, y ESNUMERO devolverá FALSO.
• SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; valor_si_falso) La función SI es el pilar de nuestra fórmula. Realiza una prueba lógica y devuelve un valor si el resultado es VERDADERO y otro si es FALSO. En este caso, la «prueba_lógica» es el resultado de ESNUMERO(BUSCAR(...)).
• Anidamiento de SI La clave de esta estrategia es el anidamiento. Si la primera condición (buscar «REDES SOCIALES») es falsa, en lugar de devolver un valor final, la fórmula pasa a evaluar la siguiente condición (buscar «EMAIL MARKETING») a través de otro SI anidado. Este proceso se repite para cada categoría. Si ninguna de las condiciones se cumple, la última función SI devuelve el valor por defecto «Otras Campañas».

Ejemplos

Imaginemos que tenemos una tabla con los nombres o descripciones de diferentes campañas de marketing en la columna A. Queremos rellenar la columna B con la categoría correspondiente utilizando nuestra fórmula.

Ejemplo 1 Queremos categorizar la celda A2, que contiene «Campaña de Verano en Redes Sociales – Instagram». La fórmula buscará la palabra clave «REDES SOCIALES».

=SI(ESNUMERO(BUSCAR("REDES SOCIALES";A2));"Redes Sociales";SI(ESNUMERO(BUSCAR("EMAIL MARKETING";A2));"Email Marketing";SI(ESNUMERO(BUSCAR("SEM";A2));"SEM";SI(ESNUMERO(BUSCAR("SEO";A2));"SEO";"Otras Campañas")))) -> Resultado esperado: Redes Sociales

La función BUSCAR("REDES SOCIALES";A2) encuentra el texto y devuelve un número (la posición 22). ESNUMERO() evalúa este número y devuelve VERDADERO. La primera función SI, al recibir VERDADERO, devuelve «Redes Sociales» y la evaluación de la fórmula termina.

Ejemplo 2 Ahora aplicamos la misma fórmula a la celda A5, «Anuncios Google Ads – Campaña SEM Black Friday».

=SI(ESNUMERO(BUSCAR("REDES SOCIALES";A5));"Redes Sociales";SI(ESNUMERO(BUSCAR("EMAIL MARKETING";A5));"Email Marketing";SI(ESNUMERO(BUSCAR("SEM";A5));"SEM";SI(ESNUMERO(BUSCAR("SEO";A5));"SEO";"Otras Campañas")))) -> Resultado esperado: SEM

La fórmula primero busca «REDES SOCIALES» (resultado FALSO), luego «EMAIL MARKETING» (resultado FALSO), y finalmente «SEM». Como BUSCAR("SEM";A5) encuentra la palabra, la cadena de condiciones se detiene y la fórmula devuelve «SEM».

Ejemplo 3 Para la celda A6, «Evento de lanzamiento en tienda física», ninguna de las palabras clave existe.

=SI(ESNUMERO(BUSCAR("REDES SOCIALES";A6));"Redes Sociales";SI(ESNUMERO(BUSCAR("EMAIL MARKETING";A6));"Email Marketing";SI(ESNUMERO(BUSCAR("SEM";A6));"SEM";SI(ESNUMERO(BUSCAR("SEO";A6));"SEO";"Otras Campañas")))) -> Resultado esperado: Otras Campañas

La fórmula evalúa cada condición y todas devuelven FALSO. Al llegar al final de los anidamientos, se ejecuta el último argumento valor_si_falso, que es «Otras Campañas».

Ejemplo 4 Para la celda A7, «Optimización seo para blog corporativo», la palabra clave «seo» está en minúsculas.

=SI(ESNUMERO(BUSCAR("REDES SOCIALES";A7));"Redes Sociales";SI(ESNUMERO(BUSCAR("EMAIL MARKETING";A7));"Email Marketing";SI(ESNUMERO(BUSCAR("SEM";A7));"SEM";SI(ESNUMERO(BUSCAR("SEO";A7));"SEO";"Otras Campañas")))) -> Resultado esperado: SEO

Dado que la función BUSCAR no distingue entre mayúsculas y minúsculas, encontrará «seo» aunque en la fórmula esté escrito como «SEO», y categorizará la campaña correctamente.

Aplicaciones Prácticas

• 1Creación de Dashboards Dinámicos: Utiliza la columna de categorías generada por esta fórmula como base para tablas dinámicas y gráficos, permitiéndote visualizar el rendimiento, la inversión o cualquier otra métrica por canal de marketing de forma automática.
• 2Segmentación de Datos: Filtra rápidamente tus bases de datos de campañas por la categoría generada para analizar subconjuntos de datos específicos sin necesidad de búsquedas manuales.
• 3Estandarización de Nomenclaturas: Aunque los nombres de las campañas varíen, esta fórmula ayuda a imponer una capa de estandarización para el análisis, agrupando campañas que conceptualmente pertenecen al mismo canal.
• 4Análisis de Presupuestos: Cruza los datos de inversión con las categorías automáticas para obtener un desglose claro de cómo se distribuye el presupuesto entre los diferentes canales de marketing.

Observaciones

Importancia del orden: El orden de las funciones SI anidadas es crucial. La fórmula asignará la categoría de la primera coincidencia que encuentre. Por ejemplo, si una descripción es «Campaña SEM y SEO», y la comprobación de «SEM» está antes que la de «SEO», la campaña será categorizada como «SEM». Asegúrate de ordenar las comprobaciones de la más específica a la más general, o según tu prioridad de clasificación.

Sensibilidad a mayúsculas: Como se mencionó, esta fórmula usa BUSCAR, que es insensible a mayúsculas y minúsculas. Si necesitaras una clasificación que sí las distinga (por ejemplo, para diferenciar «ADS» de «ads»), deberías reemplazar BUSCAR por la función ENCONTRAR, que realiza búsquedas exactas.

Errores comunes

• #¿NOMBRE? Este error aparece si el nombre de alguna de las funciones está mal escrito (por ejemplo, «ENUMERO» en lugar de «ESNUMERO»). Revisa cuidadosamente la ortografía de todas las funciones.
• #N/A Este error no es común con esta fórmula, pero podría aparecer si se anida con funciones de búsqueda como BUSCARV de manera incorrecta.
• Error en la fórmula Si olvidas un paréntesis de cierre o una coma, Excel te alertará de un error en la sintaxis. Dada la cantidad de anidamientos, es un error común. Cuenta los paréntesis de apertura y cierre para asegurarte de que coinciden.

Alternativas

Aunque el anidamiento de SI es una solución clásica y compatible con casi todas las versiones de Excel, las versiones más modernas ofrecen alternativas más limpias y escalables, especialmente si tienes muchas categorías.

• =SI.CONJUNTO(
      ESNUMERO(BUSCAR("REDES SOCIALES";A2));"Redes Sociales";
      ESNUMERO(BUSCAR("EMAIL MARKETING";A2));"Email Marketing";
      ESNUMERO(BUSCAR("SEM";A2));"SEM";
      ESNUMERO(BUSCAR("SEO";A2));"SEO";
      VERDADERO;"Otras Campañas"
  )

  La función SI.CONJUNTO evalúa una serie de condiciones y devuelve el valor correspondiente a la primera condición que resulte VERDADERO. Es mucho más fácil de leer y escribir que múltiples SI anidados. La última condición VERDADERO actúa como el caso por defecto si ninguna de las anteriores se cumple.

• =BUSCARX(VERDADERO; ESNUMERO(BUSCAR(G1:G4; A2)); H1:H4; "Otras Campañas")

  Esta es una solución mucho más avanzada y escalable usando BUSCARX. Requiere una tabla de equivalencias donde, por ejemplo, el rango G1:G4 contiene las palabras clave («REDES SOCIALES», «EMAIL MARKETING», etc.) y el rango H1:H4 contiene las categorías correspondientes. Esta fórmula busca la primera palabra clave que se encuentre en la celda A2 y devuelve su categoría asociada de la tabla. Es la mejor opción si necesitas gestionar una larga lista de categorías, ya que solo tienes que actualizar la tabla de equivalencias en lugar de editar una fórmula larga y compleja.